Cursus De Lantaarn - kennismaking (#1)
Welkom bij de cursus De Lantaarn! De Lantaarn is het boekhoudportaal waarmee je organisatie documenten aanlevert aan DKP en de verwerkte boekhouding opvolgt. In dit eerste deel maak je kennis met het programma: wat het doet, wie wat doet, hoe je inlogt en waar je alles terugvindt. Daarna ben je klaar om in cursusdeel 2 met de postbussen aan de slag te gaan.
De Lantaarn is een programma van Clearfacts ↗.
Deel 1: wat is De Lantaarn, en wie doet wat?
De Lantaarn is de digitale brievenbus tussen jouw organisatie en DKP. Alles wat de boekhouding nodig heeft — aankoopfacturen, verkoopfacturen, bonnetjes, contracten — komt er binnen langs één van de drie postbussen. De rolverdeling is eenvoudig:
- Jij levert aan en kijkt na. Je bezorgt je documenten via De Lantaarn (uploaden, e-mailen, de mobiele app of automatisch via Peppol) en volgt nadien je betalingen, je archief en je cijfers op.
- Jij zorgt voor de nodige informatie bij de documenten. Jij weet waarover een factuur gaat: welke activiteit, welk project, welke afspraak. Die kennis geef je mee met een opmerking of een label (cursusdeel 5), of — als jouw dossier zo werkt — door de boeking zelf voor te bereiden in de werklijst (cursusdeel 6).
- DKP boekt. Wij verwerken de aangeleverde documenten in de boekhouding. Het resultaat vloeit vanzelf terug naar De Lantaarn: je vindt er je verwerkte documenten, je bankverrichtingen en je rapporten.
Zo hoef je niets meer op papier binnen te brengen en zie je op elk moment waar je boekhouding staat. Voor sommige dossiers zijn er bijkomende afspraken — bijvoorbeeld wanneer je zelf documenten voorbereidt of wanneer facturen eerst goedgekeurd moeten worden. Die mogelijkheden komen verderop in de cursus aan bod.
Deel 2: inloggen
Je werkt met De Lantaarn gewoon in je browser, op my.dkpa.be ↗. Bij de opstart van je dossier krijg je van DKP een uitnodiging per e-mail: daarmee activeer je je gebruiker en kies je een wachtwoord.
- Het inlogscherm van De Lantaarn — met de lantaarnopsteker die het licht al heeft aangestoken.
Twee aanraders voor een veilige toegang:
- Kies een sterk, uniek wachtwoord. Wijzigen kan altijd — hoe, lees je in het artikel onderaan dit deel.
- Zet tweestapsverificatie (2FA) aan. Je bevestigt het inloggen dan met een code op je smartphone. In je boekhoudportaal staan betaalgegevens en financiële informatie; die extra stap is de moeite waard.
Tip: werken meerdere mensen in je organisatie met De Lantaarn (bv. de penningmeester én een bestuurslid dat goedkeurt)? Geef iedereen een eigen gebruiker in plaats van één login te delen. Zo blijft achteraf duidelijk wie wat deed. Een extra gebruiker aanvragen kan via de dossierinstellingen (zie cursusdeel 15).
Deel 3: rondleiding door het scherm
Na het inloggen kom je op het dashboard: een overzichtspagina met de kerncijfers van je dossier. Bovenaan staat het menu met de grote onderdelen (Rapporten, Archief, Betalingen, Financieel, Historiek); links vind je de postbussen en de datum tot wanneer je boekhouding is bijgewerkt.
- Het menu bovenaan en de postbussen links.
- De kerncijfers van het gekozen boekjaar, met grafieken per boekperiode.
De onderdelen die je in deze cursus leert kennen:
- De drie postbussen — Aankoop, Verkoop en Divers: hier komen je documenten binnen en vertrekken ze naar de boekhouding (cursusdeel 2 tot cursusdeel 5).
- Betalingen — de factuurlijst en de betaalmand, om openstaande facturen op te volgen en te betalen (cursusdeel 7 en cursusdeel 8).
- Archief — alle documenten die in de boekhouding verwerkt zijn (cursusdeel 9).
- Financieel en Historiek — je bankverrichtingen en de stand per leverancier, klant en grootboekrekening (cursusdeel 10).
- Rapporten — kant-en-klare overzichten voor je bestuur (cursusdeel 11).
- Dossierinstellingen — de instellingen van je dossier, inclusief de unieke e-mailadressen van je postbussen; je vindt ze in het menu onder je naam, rechtsboven (cursusdeel 15).
Zie je in jouw dossier ook de map Verzenden staan? Dan bereidt je organisatie zelf boekingen voor in de werklijst — zoals veel van onze klanten, zeker wie analytisch per activiteit of project wil opvolgen. Dat werk komt aan bod in cursusdeel 6. Ontbreekt die map, dan doet DKP dat voor jou en hoef je er niets mee.
Er is ook een mobiele app van De Lantaarn, waarmee je onderweg bonnetjes en facturen fotografeert en aanlevert. Die verkennen we in cursusdeel 4.
Deel 4: hoe je deze cursus best gebruikt
De cursus bestaat uit vijftien delen in drie blokken:
- Basis (cursusdelen 1-5): kennismaking, de drie postbussen, en de drie manieren om documenten aan te leveren en door te sturen naar de boekhouding. Dit blok is voor élke gebruiker: wie deze vijf delen doorloopt, kan correct aanleveren.
- Zelf verwerken (cursusdeel 6, optioneel): de werklijst — voor wie de boekingen zelf voorbereidt, en de plek waar je het analytisch werken aanstuurt. Het staat vooraan omdat het bij veel van onze klanten de gangbare werkwijze is; werkt jouw dossier zo niet, dan sla je het over.
- Opvolgen (cursusdelen 7-11): facturen betalen, het archief raadplegen, je cijfers nakijken en rapporten opvragen. Dit blok gebruik je zodra de boekhouding begint te draaien.
- Extra’s (cursusdelen 12-15): de delen met “optioneel” in de titel — documenten splitsen en samenvoegen, goedkeuringsflows en de dossierinstellingen. Lees ze wanneer de vraag zich stelt of wanneer ze op jouw dossier van toepassing zijn.
Je hoeft de cursus dus niet in één keer uit te lezen: de basis volstaat om te starten, de rest staat klaar wanneer je ze nodig hebt. Onderaan elk deel vind je bovendien een blok met artikels uit de handleiding van de leverancier, voor wie dieper wil graven.
Deel 5: hulp nodig?
Kom je er niet uit, dan staan er drie wegen open:
- Je dossierbeheerder bij DKP is je eerste aanspreekpunt, zeker voor vragen over jouw specifieke dossier (“in welke postbus hoort dit?”, “waarom staat deze factuur nog open?”).
- De webinars op deze academie: over aanleveren en voorbereiden, betalingen en goedkeuringen bestaan opgenomen sessies die je op eigen tempo herbekijkt.
- De handleiding van de leverancier, via de bronnen onderaan elk cursusdeel.
Volgende stap: in cursusdeel 2 leer je de drie postbussen kennen — en vooral: welk document in welke bus hoort.
De schermafbeeldingen tonen een echt dossier in De Lantaarn; persoonsgegevens werden onherkenbaar gemaakt.