Cursus De Lantaarn - de drie postbussen (#2)

Alles wat je aan DKP bezorgt, komt De Lantaarn binnen langs één van de drie postbussen: Aankoop, Verkoop of Divers. Wie zijn documenten meteen in de juiste bus legt, bespaart zichzelf én de boekhouding werk. In dit deel leer je wat waar hoort — en welke afspraken DKP daarbovenop met je maakt.

Deel 1: één principe: elk document in de juiste bus

De postbus bepaalt wat er met een document gebeurt. Documenten in de aankoop- en verkooppostbus vertrekken naar de boekhouding; documenten in de postbus Divers gaan naar het archief, als achtergrondinformatie. Twijfel je bij een document, dan helpt deze vuistregel: moet dit geboekt worden als kost of opbrengst? Zo ja: aankoop of verkoop. Zo nee, maar DKP moet het wel kunnen raadplegen: divers.

1. De drie postbussen in het menu links, met per bus het aantal wachtende documenten.
2. De aankooppostbus, met bovenaan de knoppen Verwijderen, Samenvoegen, Downloaden en Verzenden.

Belandt een document toch in de verkeerde bus, dan is er niets verloren: verplaatsen kan altijd nog (zie cursusdeel 13).

Deel 2: de aankooppostbus

Hier verzamel je alles wat je organisatie aankoopt: aankoopfacturen, maar ook onkostennota’s en — in beperkte mate, voor kleinere bedragen — kasbonnetjes. Ook creditnota’s van leveranciers horen hier thuis.

Twee soorten documenten komen hier bovendien vanzelf aan, zonder dat je iets hoeft te doen:

• Facturen via het Peppol-netwerk. Belgische ondernemingen zijn sinds 2026 in de regel verplicht hun facturen digitaal via Peppol te versturen; die landen automatisch in je aankooppostbus (meer daarover in cursusdeel 3).
• E-mails naar het unieke adres van de postbus (zie eveneens deel 3).

Deel 3: de verkooppostbus

De verkooppostbus werkt op dezelfde manier, maar voor je verkoopfacturen. Maakt je organisatie haar facturen met De Roos, dan hoef je hier zelfs niets voor te doen: elke factuur die je in De Roos opmaakt en verstuurt, komt automatisch digitaal in de verkooppostbus van De Lantaarn terecht. Zo is de verwerking een stuk sneller én juister dan bij een gescande papieren factuur.

Tip: factureer je met De Roos, dan kan je de verkooppostbus zelfs helemaal overslaan met de optie auto-forward — de factuur gaat dan rechtstreeks door naar de boekhouding. Hoe je dat instelt, lees je in cursusdeel 15.

Deel 4: de postbus divers

De postbus Divers werkt anders dan de twee andere. Deze documenten gaan niet automatisch de boekhouding in zoals een factuur: ze dienen als extra informatie voor DKP en als digitale versie van je klassieke papieren archief. Wij bekijken ze wél stuk voor stuk en oordelen of er toch een boeking nodig is. Een voorbeeld: staat in een subsidiebesluit dat het saldo pas volgend jaar wordt uitbetaald, dan boeken wij dat saldo nu al in als vordering, zodat je cijfers het volledige plaatje tonen. Lever deze documenten dus aan zodra je ze hebt. Denk aan:

• toelagen en subsidies;
• belastingen en voorheffingen;
• contracten en overeenkomsten;
• kredieten;
• personeel;
• verzekeringen;
• publicaties in het Belgisch Staatsblad.

Het aanleveren gebeurt op dezelfde manier als bij de aankopen: uploaden, e-mailen of via de mobiele app. Ook samenvoegen, splitsen of een label en opmerking toevoegen kan hier. Bij het verzenden kies je vervolgens de categorie van het document — per document of in bulk na een selectie — en gaat het naar het archief in plaats van naar de boekhouding.

Deel 5: de DKP-afspraken

De categorieën in De Lantaarn zijn algemeen; DKP legt er vier eigen afspraken bovenop. Neem ze even door — ze vermijden de meest voorkomende sorteerfouten:

• Onkostennota’s en kastickets zijn voor DKP aankoopdocumenten: leg ze in de aankooppostbus, ook al staat er bij Divers een categorie die ernaar verwijst.
• Bankafschriften hoef je niet op te laden. DKP ontvangt die automatisch in digitaal formaat (de zogenaamde coda’s), rechtstreeks van de bank.
• Uitgavenstaten van een kredietkaart ontvangt DKP níét automatisch: die laad je dus wel op.
• Verzekeringen: de polis zelf hoort bij Divers (categorie verzekeringen), maar het vervaldagbericht — de jaarlijkse premie-afrekening — is een te boeken en te betalen document en hoort dus in de aankooppostbus.

En drie twijfelgevallen die in de praktijk vaak terugkomen:

• Een creditnota van een leverancier → aankooppostbus, net als de factuur waar ze bij hoort. Bij het verzenden kan ze desgewenst naar het aparte dagboek Aankopen creditnota’s (zie cursusdeel 5).
• Een subsidiebesluit of samenwerkingsovereenkomst → divers, onder toelagen en subsidies respectievelijk contracten. De eventuele uitbetalingsstukken die erbij horen, volgen vanzelf via de bank.
• Twijfel je écht? Kies dan de aankooppostbus en zet je vraag in een opmerking (cursusdeel 5) — verplaatsen kan altijd nog, en DKP ziet je vraag meteen bij het document.

Volgende stap: je weet nu wat waar hoort. In cursusdeel 3 bekijken we hoe je documenten in die postbussen krijgt — automatisch via Peppol, of via e-mail en upload.

De schermafbeeldingen tonen een echt dossier in De Lantaarn; persoonsgegevens werden onherkenbaar gemaakt.