Cursus De Lantaarn - documenten aanleveren: Peppol, e-mailen en uploaden (#3)
De beste factuur is er één die vanzelf binnenkomt. Dat is precies wat Peppol doet: facturen van je leveranciers landen automatisch en foutloos in je aankooppostbus, zonder dat iemand iets hoeft te scannen of door te sturen. Peppol is bovendien voor de meeste ondernemingen geen keuze maar een wettelijke verplichting — en via De Lantaarn ben je daarvoor meteen in orde. Voor alles wat (nog) niet via Peppol komt, zijn er twee handige alternatieven: doorsturen per e-mail en uploaden. De vierde manier, de mobiele app voor papieren documenten onderweg, krijgt een eigen deel (cursusdeel 4).
Deel 1: de voorkeursweg en de alternatieven
- Peppol is de hoofdweg: voor de meeste ondernemingen wettelijk verplicht, en voor jou automatisch en foutloos — via De Lantaarn ben je met die verplichting meteen in orde, zonder extra werk.
- E-mailen is het handigste alternatief voor facturen die je per e-mail ontvangt: je stuurt de e-mail gewoon door en hoeft niets te downloaden.
- Uploaden is de weg voor documenten die al op je computer staan: een gedownloade factuur, een scan, een pdf.
Welke weg het ook wordt: het document komt telkens in de postbus terecht (cursusdeel 2), waar je het nadien nog kan nakijken, aanvullen en doorsturen naar de boekhouding (cursusdeel 5).
Deel 2: Peppol: facturen die vanzelf aankomen
Peppol is het beveiligde Europese netwerk voor elektronische facturen. Sinds 1 januari 2026 zijn gestructureerde elektronische facturen via Peppol verplicht tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen — voor de meeste organisaties met een actief btw-nummer, ook heel wat vzw’s, is dit dus geen keuze maar een wettelijke verplichting: je moet zulke facturen kunnen ontvangen én, als je zelf factureert aan ondernemingen, ze zo versturen.
Het goede nieuws: met onze software ben je in orde, zonder dat je er zelf iets voor hoeft op te zetten.
- Ontvangen — De Lantaarn. Je dossier is geregistreerd op het Peppol-netwerk. Facturen die leveranciers via Peppol versturen, komen automatisch in je aankooppostbus aan — als gestructureerd bestand dat foutloos ingelezen wordt. Geen scan, geen tikwerk, geen verloren factuur, en de gegevens kloppen tot op de cent. Vraagt een leverancier naar je “Peppol-adres” of “e-facturatiegegevens”, dan volstaat je ondernemingsnummer.
- Versturen — De Roos. Verstuurt je organisatie zelf facturen aan ondernemingen, dan regelt De Roos de verzendkant van de verplichting — lees daarover deel 7 van de cursus De Roos.
- Nakijken en doorsturen doe je bij Peppol-facturen gewoon zoals bij elk ander document in de postbus (cursusdeel 5).
Wil je het hele verhaal — wat de verplichting inhoudt, voor wie ze geldt en hoe alles samenhangt? Bekijk onze webinars Peppol: de introductiesessie en Peppol, een half jaar later, of lees het Peppol-dossier.
Stand van de regelgeving: september 2026. De Peppol-verplichting geldt tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen; of en hoe ze jouw organisatie raakt, hangt af van het btw-statuut van je vzw. Twijfel je, vraag het je dossierbeheerder.
Deel 3: doorsturen per e-mail
Elke postbus heeft een uniek e-mailadres. Ontvang je een factuur per e-mail, dan stuur je die e-mail gewoon door naar het adres van de aankooppostbus — klaar. De adressen van je postbussen vind je bij Dossierinstellingen (zie cursusdeel 15).
Goed om te weten:
- Bevat de e-mail een pdf-bijlage, dan gebruikt De Lantaarn automatisch die bijlage als document.
- Bevat de e-mail geen bijlage, of een bijlage die het systeem niet herkent (bv. een Word- of Excel-bestand), dan wordt de e-mail zélf als document opgenomen.
Tip: zet het e-mailadres van je aankooppostbus in het adresboek van je mailprogramma. Doorsturen wordt dan een kwestie van seconden — en je hoeft nooit meer een factuur eerst te downloaden en daarna op te laden.
Deel 4: uploaden vanaf je computer
Open de postbus waarin het document thuishoort en klik op de uploadknop.
- De uploadknop in de aankooppostbus.
In de verkenner navigeer je naar de map waarin je document staat. Je kan één document kiezen, of er meteen meerdere selecteren en samen uploaden. Slepen kan ook: sleep de bestanden vanuit je verkenner rechtstreeks in de postbus (drag-and-drop). Tijdens de upload zie je een vooruitgangsbalk.
- De vooruitgangsbalk tijdens het uploaden.
Zodra de upload klaar is, staan de bestanden in de lijst van de postbus.
- De opgeladen documenten in de lijst van de aankooppostbus.
Tip: pdf werkt altijd het best. Foto’s en scans kunnen ook, zolang ze scherp en leesbaar zijn — welke bestandsformaten precies aanvaard worden, vind je in de bronnen onderaan.
Deel 5: welke weg voor welk document?
Een beknopte samenvatting van dit deel:
- Factuur van een onderneming → komt normaal via Peppol vanzelf en foutloos aan; jouw dossier staat ervoor klaar. Vraagt een leverancier naar je Peppol-adres, geef dan je ondernemingsnummer door.
- Factuur per e-mail ontvangen → e-mail doorsturen naar het postbusadres.
- Gedownload bestand → uploaden, eventueel meerdere tegelijk.
- Papieren document → scannen of fotograferen en uploaden, of gebruik onderweg de mobiele app (cursusdeel 4).
Wil je dit alles in beeld zien? In het webinar aanleveren en voorbereiden worden de kanalen live gedemonstreerd.
Volgende stap: onderweg een bonnetje of factuur op zak? In cursusdeel 4 leer je aanleveren met de mobiele app.
De schermafbeeldingen tonen een echt dossier in De Lantaarn; persoonsgegevens werden onherkenbaar gemaakt.