Peppol: e-facturatie voor je vzw

Sinds 1 januari 2026 wisselen Belgische btw-plichtige ondernemingen hun facturen niet meer uit als pdf per e-mail, maar als gestructureerde elektronische factuur via het Peppol-netwerk. Dat raakt ook heel wat vzw’s. Dit dossier bundelt wat je moet weten: wat Peppol is, voor wie de verplichting geldt, hoe het bij de kleine prins geregeld is en wat je organisatie zelf nog moet doen.

In het kort

• Peppol is verplicht tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen, dus ook voor btw-plichtige vzw’s.
• Ontvangen loopt via De Lantaarn: facturen van je leveranciers komen vanzelf in je aankooppostbus.
• Versturen loopt via De Roos, na een eenmalige registratie.
• Jouw werk: je btw-statuut kennen, Peppol in De Roos activeren als je zelf factureert, en je ondernemingsnummer doorgeven aan leveranciers die ernaar vragen.

Wat is Peppol?

Peppol is een beveiligd Europees netwerk waarover ondernemingen facturen en andere documenten rechtstreeks van software naar software uitwisselen. Een Peppol-factuur is geen afbeelding of pdf, maar een gestandaardiseerd bestand: de boekhoudsoftware van de ontvanger leest bedragen, btw en referenties foutloos in, zonder scan of tikwerk. Elke deelnemer is op het netwerk bekend onder zijn ondernemingsnummer; dat nummer is dus ook je Peppol-adres.

Voor wie is het verplicht?

De regel staat in de wet van 6 februari 2024 (art. 53, § 2bis van het Btw-wetboek): een in België gevestigde btw-plichtige die een factuur uitreikt aan een andere in België gevestigde btw-plichtige, moet dat sinds 1 januari 2026 doen als gestructureerde elektronische factuur. De btw-plichtige klant moet zulke facturen ook kunnen ontvangen. Voor facturen aan particulieren en aan buitenlandse klanten geldt de verplichting niet.

Wat dat betekent per btw-statuut van je vzw, volgens de officiële informatie van de FOD Financiën op efactuur.belgium.be ↗:

• Btw-plichtige vzw: verplicht, voor elke factuur aan een Belgische btw-plichtige klant.
• Vzw die uitsluitend vrijgestelde handelingen verricht (art. 44): geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te verzenden of te ontvangen. Het mag wel, en steeds meer klanten en leveranciers vragen het.
• Gemengde vzw: verplicht voor de facturen van je belaste handelingen aan Belgische btw-plichtige klanten, niet voor je vrijgestelde handelingen.
• Vzw onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen: de verplichting geldt ook voor jou. Dat je geen btw aanrekent, ontslaat je niet van de e-factuur aan Belgische btw-plichtige klanten.

Ons advies: zet Peppol aan zodra je vzw ook maar één factuur uitreikt aan een Belgische organisatie met btw-nummer. Twijfel je over het statuut van je vzw, vraag het aan je dossierbeheerder.

Zo werkt het bij de kleine prins

Met onze software ben je in orde met beide kanten van de verplichting.

Ontvangen: De Lantaarn. Je dossier is geregistreerd op het Peppol-netwerk via VOILA, een dienst van Codabox die wij voor je activeren. Facturen die leveranciers via Peppol versturen, komen automatisch in de aankooppostbus van De Lantaarn terecht, als gestructureerd bestand dat foutloos ingelezen wordt. Je hoeft ze niet meer zelf op te laden of op te sporen bij de collega die ze ontving. Nakijken, een opmerking of label meegeven en doorsturen doe je zoals bij elk ander document. Vraagt een leverancier naar je Peppol-adres of e-facturatiegegevens, dan volstaat je ondernemingsnummer. Komen er nog altijd leveranciersfacturen per e-mail of op papier binnen terwijl de leverancier Peppol gebruikt, laat het ons weten.

Versturen: De Roos. Factureert je organisatie zelf aan ondernemingen, dan verzendt De Roos die facturen via Peppol. Dat vraagt een eenmalige registratie in De Roos (onder Koppelingen, Peppol eInvoicing), waarbij je kiest voor enkel facturen verzenden via Peppol: je aankoopfacturen ontvang je immers al in De Lantaarn. Voor de registratie heb je de eID van een bestuurder nodig, en de activatie duurt doorgaans een tot enkele werkdagen. Daarna maak je facturen zoals altijd; De Roos kiest per factuur zelf of ze via Peppol of per e-mail vertrekt. Eén vereiste: vul het btw-nummer van de klant in, anders kan de factuur niet via het netwerk verzonden worden.

Ander facturatiepakket? Vraag je leverancier of het pakket intussen Peppol-proof is. Kan het niet gekoppeld worden, dan kan je overstappen naar De Roos; die kost zit al in je kwartaalfee.

Wat moet je organisatie doen?

1. Ken het btw-statuut van je vzw en dus of de verplichting voor jou geldt (zie hierboven).
2. Voor het ontvangen hoef je niets op te zetten. Geef je ondernemingsnummer door aan leveranciers die om je Peppol-gegevens vragen.
3. Verstuur je zelf facturen aan ondernemingen: activeer Peppol in De Roos en vul de btw-nummers van je klanten aan in je klantenlijst.
4. Mislukt een verzending, kijk dan eerst het btw-nummer van de klant na en of de klant al op het netwerk zit; de meest voorkomende foutmeldingen staan in cursusdeel 7 van De Roos.
5. Bij twijfel of vragen: één belletje naar je dossierbeheerder volstaat.

Verder lezen en kijken

• Cursusdeel 3 van De Lantaarn: documenten aanleveren, met Peppol als hoofdweg.
• Cursusdeel 7 van De Roos: registreren, versturen en foutmeldingen, stap voor stap met schermen.
• Webinars: Peppol: de introductiesessie (oktober 2025) en Peppol, een half jaar later (juni 2026).
• Uit de nieuwsbrief: PEPPOL, wij zijn er klaar voor (onze klanten dus ook) (juni 2025).

Stand van de regelgeving: september 2026. Bronnen: wet van 6 februari 2024 (art. 53, § 2bis W.Btw) en de informatie van de FOD Financiën op efactuur.belgium.be. Of en hoe de verplichting jouw organisatie raakt, hangt af van het btw-statuut van je vzw; twijfel je, vraag het je dossierbeheerder.