Cursus De Roos - Peppol en e-facturatie (#7)

Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen, en dus ook btw-plichtige vzw’s, hun facturen aan elkaar als gestructureerde elektronische factuur uitreiken. Geen pdf per e-mail meer, maar een gestandaardiseerd bestand dat via het Peppol-netwerk rechtstreeks in de boekhoudsoftware van je klant terechtkomt. De Roos doet dat voor je, na een eenmalige registratie. Dit deel legt uit voor wie het geldt, hoe je registreert en wat je doet als een verzending mislukt.

Het waarom, de verplichting en onze aanpak staan gebundeld in het dossier Peppol: e-facturatie voor je vzw; wie de webinars over Peppol wil herbekijken, vindt ze op de pagina van De Roos.

Deel 1: geldt de verplichting voor jouw vzw?

De regel (wet van 6 februari 2024, art. 53, § 2bis W.Btw): een in België gevestigde btw-plichtige die een factuur uitreikt aan een andere in België gevestigde btw-plichtige, moet dat doen als gestructureerde elektronische factuur. De btw-plichtige klant moet zulke facturen ook kunnen ontvangen.

Wat dat betekent voor de drie situaties uit cursusdeel 2, volgens de officiële informatie van de FOD Financiën (efactuur.belgium.be, geraadpleegd in september 2026):

• Btw-plichtige vzw: verplicht, voor elke factuur aan een Belgische btw-plichtige klant. Voor facturen aan particulieren geldt de verplichting niet: die blijven per e-mail vertrekken.
• Vzw die uitsluitend vrijgestelde handelingen (art. 44) verricht: geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te verzenden of te ontvangen. Je mag het wel, en veel klanten vragen het intussen.
• Gemengde vzw: de verplichting geldt voor de facturen van je belaste handelingen aan Belgische btw-plichtige klanten; niet voor je vrijgestelde handelingen.
• Vzw onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen: de verplichting geldt óók voor jou. Dat je geen btw aanrekent, ontslaat je niet van de e-factuur aan Belgische btw-plichtige klanten.

Ons advies: zet Peppol aan zodra je vzw ook maar één factuur aan een Belgische organisatie met btw-nummer uitreikt. De Roos beslist dan per factuur zelf of ze via Peppol of per e-mail vertrekt. Twijfel je of je vzw onder de verplichting valt, vraag het aan je dossierbeheerder.

Deel 2: eenmalig registreren

Klik rechtsboven op de naam van je organisatie, kies Koppelingen en dan Peppol eInvoicing. Een wizard in zes stappen begeleidt je:

1. De stappen bovenaan: Opzetten, Bedrijf, Gegevens, Vertegenwoordiging, Controle en Aanvraag.
2. De keuze tussen Facturen verzenden en ontvangen via Peppol en Enkel facturen verzenden via Peppol. Kies als klant van dkp de tweede optie. Je aankoopfacturen ontvang je niet in De Roos maar in De Lantaarn, waar wij de ontvangst via Peppol (VOILA van Codabox) voor je activeren. Kies je toch “verzenden en ontvangen”, dan komen je aankoopfacturen op twee plaatsen toe en raakt je boekhouding in de war.
3. De identificatie. De registratie mag alleen gebeuren door een wettelijke vertegenwoordiger van de vzw, in de praktijk een bestuurder. Hou de identiteitskaart van die bestuurder bij de hand: je moet er een scan of foto van opladen. Zonder die stap wordt je aanvraag niet goedgekeurd.

Na de aanvraag duurt het doorgaans een tot enkele werkdagen vóór je Peppol-registratie actief is. Je krijgt daarvan bericht. Vanaf dan verschijnt bij het verzenden het tabblad Peppol als eerste keuze.

Deel 3: een factuur via Peppol versturen

Maak je factuur zoals altijd (cursusdeel 5). Eén vereiste: het btw-nummer van de klant moet ingevuld zijn, want daarmee zoekt De Roos de klant op het netwerk. Klik dan op Verzenden:

1. Het tabblad Peppol meldt of je klant op het Peppol-netwerk aangesloten is. Is dat zo, dan is Peppol de juiste keuze.
2. Staat je eigen registratie nog niet aan, dan zie je de knop Activeer Peppol (zoals hier in het demodossier); die brengt je naar de wizard uit deel 2.
3. Verzenden: de factuur vertrekt als gestructureerd bestand. In de historiek onderaan de factuur zie je de verzending én, wat later, de bevestiging dat de klant de factuur ontvangen heeft.

Is je klant niet op het netwerk te vinden (een buitenlandse organisatie, een particulier, een Belgische vzw zonder btw-nummer), dan kies je gewoon het tabblad E-mail. Voor die klanten is er geen verplichting.

Deel 4: als een verzending mislukt

Een Peppol-verzending kan geweigerd worden door het netwerk of door de software van je klant. De Roos toont dan een foutmelding in de historiek. De meest voorkomende oorzaken:

• Klant niet gevonden op het netwerk. De klant is (nog) niet geregistreerd, of het btw-nummer is fout. Kijk het nummer na; vraag de klant of hij al op Peppol zit. Zo niet: verstuur per e-mail en noteer dat.
• Ordereferentie ontbreekt. Sommige klanten, vooral overheden en grote organisaties, eisen een bestelbonnummer of referentie op de factuur. Vul het veld Referentie of Bestelbonnummer in (cursusdeel 5) en verstuur opnieuw.
• Twee rekeningnummers. Peppol aanvaardt slechts één rekeningnummer per factuur; staan er twee in je lay-out, verwijder er dan één.
• Klant gebruikt een GLN-nummer in plaats van een btw-nummer om zich te identificeren (komt voor bij grote retailers en sommige overheden). Zie het artikel bij de leverancier.

De artikels over foutmeldingen onderaan leggen elke melding uit. Kom je er niet uit, stuur de foutmelding naar je dossierbeheerder.

Deel 5: en de aankoopfacturen?

Peppol werkt in twee richtingen, maar in De Roos gebruik je alleen de uitgaande richting. Facturen die leveranciers via Peppol naar je vzw sturen, komen automatisch toe in de aankoopmap van De Lantaarn, en van daar in de boekhouding. Je hoeft ze niet meer op te laden. Merk je dat leveranciers je facturen nog per e-mail sturen, bezorg hen dan het ondernemingsnummer van je vzw als Peppol-adres. Meer daarover in de cursus De Lantaarn.

Stand van de regelgeving: september 2026. Bronnen: wet van 6 februari 2024 (BS 20 februari 2024) en de FAQ op efactuur.belgium.be.

Volgende stap: je eerste factuur is de deur uit. In cursusdeel 8 leer je de betaling registreren en opvolgen.

De schermafbeeldingen tonen ons demodossier in De Roos.