Cursus De Lantaarn - opmerking, label en doorsturen naar de boekhouding (#5)

Je documenten staan in de postbus — tijd voor de laatste stap: ze doorsturen naar de boekhouding. Vóór je verzendt, kan je elk document nog extra informatie meegeven met een opmerking of een label. In dit deel leer je beide kennen, verzend je je documenten, en zie je wat DKP er daarna mee doet. Als afsluiter: waarom je papieren originelen daarna niet meer hoeft te bewaren.

Deel 1: geef informatie mee met een opmerking

Een opmerking is een vrij tekstveld dat met het document meereist naar de boekhouding. Gebruik het telkens wanneer een document uitleg nodig heeft die er niet op staat:

• Bij een factuur van de Colruyt: “catering vergadering vrijwilligers 12/09” — zo weet DKP meteen waarvoor de kost dient.
• Bij een onkostennota: “voorgeschoten door de penningmeester, al terugbetaald”.
• Een instructie voor wie de werklijst behandelt of de betalingen uitvoert.

Een goed geplaatste opmerking vermijdt telefoontjes en e-mails achteraf: het antwoord op “waarvoor was dit?” staat er dan al bij. En voor ons is die informatie goud waard: DKP kan maar zo juist boeken als de informatie die met het document meekomt. Hoe vollediger jij aanlevert, hoe juister de boekhouding — en hoe bruikbaarder straks de rapporten.

Deel 2: orden voor jezelf met een label

Een label is een korte term voor eigen gebruik. Het komt níét in de boekhouding terecht, maar helpt jou om documenten over de postbussen en het archief heen terug te vinden — bijvoorbeeld alle stukken van één evenement of één project. Verwar het niet met het kostenplaatje per activiteit: dat komt uit de analytische boekhouding, waarover je meer leest in cursusdeel 6.

1. Het geopende document met het opmerkingenveld en de labels.

Tip: spreek binnen je organisatie af wie welke labels gebruikt en hou de lijst kort. Tien duidelijke labels zijn bruikbaarder dan vijftig varianten van hetzelfde.

Deel 3: verzenden naar de boekhouding

Zijn je documenten klaar — nagekeken, waar nodig van een opmerking of label voorzien — dan selecteer je ze met de selectievinkjes en klik je bovenaan op Verzenden. Dat kan per document of voor meerdere tegelijk; met het selectievakje bovenaan de lijst selecteer je alles in één klik.

Onder de knop verschijnt meteen de keuze naar welk dagboek je de documenten verzendt: Aankopen of Aankopen creditnota’s. Je kan ervoor kiezen creditnota’s in een apart dagboek te laten nummeren; boekhoudkundig maakt het geen verschil, dus alles naar hetzelfde dagboek sturen is evengoed correct. Weet je niet welke keuze in jouw dossier de afspraak is, vraag het dan één keer aan je dossierbeheerder — daarna is het routine.

1. De dagboekkeuze onder de knop Verzenden, met de geselecteerde documenten in de lijst.

Deel 4: wat DKP daarna doet

Na het verzenden verdwijnt het document uit je postbus en begint het werk bij DKP:

• De software leest de gegevens van het document in en zet een boekingsvoorstel klaar; onze medewerkers kijken dat na, vervolledigen het en verwerken het in de boekhouding.
• Zodra het document geboekt is, vind je het terug in het archief (cursusdeel 9), mét de boekhoudgegevens, je opmerking en je labels.
• De cijfers vloeien door naar Financieel, Historiek en de rapporten (delen 10 en 11) — zo zie je dat je boekhouding is bijgewerkt.

Veel van onze klanten — zeker wie analytisch werkt, of zelf de controle wil over waar facturen precies geboekt worden — bereiden de boekingen bovendien zelf voor in de werklijst, vóór DKP controleert. Jij kent je documenten immers het best; wie de toewijzing aan de bron juist zet, krijgt een boekhouding die klopt en rapporten die meteen goed zitten. Zie je in je menu de map Verzenden staan, dan werkt jouw dossier zo — lees dan zeker cursusdeel 6. Zo niet, dan doet DKP dit volledig voor jou.

Deel 5: moet je papieren originelen bewaren?

Nee — en dat is misschien wel het fijnste gevolg van digitaal aanleveren. Een correct gedigitaliseerd document (leesbaar en volledig, zoals je scan of foto in De Lantaarn) volstaat als bewijsstuk; het papieren origineel mag daarna weg. De documenten zelf blijven veilig bewaard in je digitale archief.

Hou wel het principe in het achterhoofd: boekhoudstukken moeten tien jaar bewaard blijven — digitaal dus, in De Lantaarn, waar dat vanzelf gebeurt. Enkel voor documenten met een langere eigen levensduur (contracten, eigendomsakten, verzekeringspolissen) bewaar je het origineel zolang het loopt.

Stand van de regelgeving: september 2026. De bewaartermijn voor boekhoudstukken bedraagt tien jaar; digitale bewaring is toegestaan zolang leesbaarheid en integriteit gewaarborgd zijn. Twijfel je bij een specifiek document, vraag het je dossierbeheerder.

Volgende stap: hiermee is de basis rond — je kan correct aanleveren en doorsturen. Bereidt jouw organisatie de boekingen zelf voor, dan is cursusdeel 6 je volgende halte. Zo niet, dan start in cursusdeel 7 het blok opvolgen: je facturen opvolgen en betalen.

De schermafbeeldingen tonen een echt dossier in De Lantaarn; persoonsgegevens werden onherkenbaar gemaakt.