Cursus De Lantaarn - het archief: documenten terugvinden (#9)
Elk document dat in de boekhouding verwerkt is, vind je terug in het archief — jouw digitale klasseerkast, altijd doorzoekbaar en compleet met de boekhoudgegevens. Geen mappen meer die bij de penningmeester thuis staan, geen “wie heeft de factuur van vorig jaar?”: alles staat op één plek, voor iedereen met toegang tot het dossier. In dit deel leer je gericht zoeken, een document van dichtbij bekijken en documenten downloaden wanneer je ze elders nodig hebt.
Deel 1: het archief openen
Open Archief in het menu. De documenten zijn opgedeeld in dezelfde drie categorieën als de postbussen uit cursusdeel 2: aankopen, verkopen en diverse documenten — wat je ooit in een postbus legde, vind je in de overeenkomstige archieflade terug. Ook de diverse documenten — contracten, polissen, subsidiebesluiten — staan hier dus, geordend per categorie: het digitale equivalent van de klassieke ordner in de kast, maar dan doorzoekbaar en voor het hele bestuur bereikbaar. Per categorie staan bovenaan filters om snel te vinden wat je zoekt: op periode, tegenpartij, bedrag, documentnummer of label. Combineer gerust — “alle aankopen van deze leverancier in dit boekjaar” is één filterbeurt.
- De filters bovenaan het archief.
Deel 2: de lijst en de acties
De lijst met gevonden documenten toont de standaardgegevens van elk document: datum, tegenpartij, nummer, bedrag en betaalstatus. Achteraan staan de Acties:
- het oogje om het document te bekijken — klikken op het nummer in de kolom Document kan ook;
- een knop om het document te downloaden naar je computer;
- het bankkaartje om het document meteen te betalen (cursusdeel 7) — handig wanneer je bij het opzoeken merkt dat een factuur nog openstaat.
Deel 3: een document van dichtbij
Open je een document, dan zie je meer dan alleen het beeld. Links staat het document zelf; rechts staan de gegevens zoals ze in de boekhouding zijn opgenomen — tegenpartij, bedragen, boekingsperiode — aangevuld met alles wat jij er onderweg aan meegaf: je opmerking en labels uit cursusdeel 5, de betaalstatus en eventuele bijlagen. Zo beantwoordt één scherm de drie klassieke vragen tegelijk: wat was dit ook alweer, hoe is het geboekt, en is het betaald?
- Links het document, rechts de boekhoudgegevens.
- Je opmerking en labels uit cursusdeel 5.
- De betaalstatus en eventuele bijlagen.
Deel 4: documenten downloaden
Elk document download je apart via de acties in de lijst. Heb je een groter pakket nodig — alle stukken van een boekjaar voor een subsidiedossier, een fiscale controle of een overdracht aan een nieuwe penningmeester — dan hoef je niet document per document te klikken: ook het hele archief of een selectie ervan kan gedownload worden. Hoe dat precies werkt, lees je in het artikel daarover onderaan.
Tip: het archief ís je bewaarplaats — de documenten blijven er staan en voldoen als digitale bewijsstukken (cursusdeel 5). Downloaden doe je dus alleen wanneer een derde partij de stukken nodig heeft, niet “voor de zekerheid” naar een eigen schijf.
Volgende stap: documenten terugvinden lukt — tijd voor de cijfers erachter. In cursusdeel 10 verken je Financieel en Historiek.
De schermafbeeldingen tonen een echt dossier in De Lantaarn; persoonsgegevens werden onherkenbaar gemaakt.