Cursus De Lantaarn - rapporten voor je bestuur (#11)
Een bestuursvergadering, een algemene vergadering, een subsidieverantwoording: telkens heb je cijfers nodig die je zó kan doorgeven — leesbaar, volledig en actueel. De rapporten van De Lantaarn zetten de verwerkte boekhouding om in kant-en-klare overzichten, zonder dat je zelf hoeft te rekenen of te wachten op DKP. In dit deel leer je de zeven rapporten kennen, wanneer je welk rapport gebruikt — én waar je voor bestuursrapportering nog beter terechtkan: De Verrekijker.
Deel 1: waar vind je de rapporten?
Open Rapporten in het menu bovenaan. Links kies je een rapport; daarna kies je het boekjaar of de periode en het formaat, en klik je op Genereren — het rapport wordt altijd opgebouwd uit de boekhouding zoals ze op dat moment verwerkt is. Hou daar rekening mee: cijfers zijn zo actueel als de laatst verwerkte documenten en bankuittreksels (cursusdeel 10 toont je de datum van de laatste verwerking).
- De lijst met de zeven rapporten, links.
- Een rapport genereren: kies boekjaar of periode en het formaat, en klik op Genereren.
Deel 2: de zeven rapporten
- Vervaldagbalans klanten — wie moet jou nog betalen, geordend op ouderdom van de vordering. De cijferversie van “welke leden of subsidiënten staan nog open?” (zie ook de historiek klanten, cursusdeel 10).
- Vervaldagbalans leveranciers — wie moet jij nog betalen, en hoe dringend. De perfecte voorbereiding van je betaalmoment (cursusdeel 8).
- Top 10 klanten — je grootste inkomstenbronnen van het gekozen boekjaar. Voor een vzw vaak verrassend leerzaam: hoe afhankelijk zijn we van één subsidiënt of één grote klant?
- Top 10 leveranciers — je grootste kostenposten van het gekozen boekjaar. De eerste plek om te kijken wanneer het bestuur wil besparen.
- Resultatenrekening — opbrengsten en kosten volgens het model van de jaarrekening. Dé basis voor elke inhoudelijke bespreking van de cijfers.
- Operationele performantie — een gedetailleerdere resultatenrekening, voor wie een niveau dieper wil graven dan de grote rubrieken.
- Balansrekening — de stand van bezittingen en schulden: wat heeft de organisatie, en wat moet ze nog.
Voor bestuurders zonder boekhoudachtergrond helpt dit ezelsbruggetje: de resultatenrekening is de film van het jaar (wat kwam er binnen, wat ging er buiten), de balans is de foto op één moment (wat hebben we, wat moeten we nog). Wie beide leest, kent de gezondheid van de organisatie — en meer uitleg vind je in onze vorming over het lezen van balans en resultatenrekening.
Deel 3: nog een niveau beter: De Verrekijker
De rapporten in De Lantaarn zijn kant-en-klare pdf’s — prima om door te sturen. Maar wie zijn cijfers echt wil verkennen, raadpleegt ze in De Verrekijker, ons rapporteringsplatform. Het verschil:
- Doorklikken tot op het document. Van een totaalcijfer klik je door naar de details en de onderliggende documenten — de vraag “waar komt dat bedrag vandaan?” beantwoordt zich ter plekke, midden in de vergadering.
- Analytisch tot in het detail. Werkt je organisatie met een analytische boekhouding (cursusdeel 6), dan bekijk je in De Verrekijker de cijfers per activiteit, project of afdeling — precies het niveau waarop een bestuur wil sturen.
- Altijd de actuele stand, met vergelijkingen en je begroting ernaast.
Voor het rapporteren aan een bestuur is dit dan ook de superieure optie: geen statische bijlage, maar cijfers waar je samen doorheen kan wandelen. Hoe het werkt, leer je in de cursus De Verrekijker; heeft jouw organisatie er nog geen toegang toe, vraag het dan aan je dossierbeheerder.
Tip: geef belangrijke deadlines — een bestuursvergadering, een algemene vergadering, een subsidiedeadline — op voorhand door aan je dossierbeheerder. Wij zorgen er dan voor dat de boekhouding tegen die datum tiptop in orde is, zodat je rapporten de meest actuele stand tonen. En heb je voor de gelegenheid formele cijfers nodig, dan bezorgen we je bovendien officiële rapporten rechtstreeks uit ons boekhoudpakket.
Deel 4: verder dan dit blok
Hiermee is het blok “opvolgen” rond: je kan betalen (cursusdeel 7 en 8), terugvinden (cursusdeel 9), nakijken (cursusdeel 10) en rapporteren. De volgende delen (12 tot 15) zijn de extra’s, herkenbaar aan “optioneel” in de titel: lees ze wanneer ze op jouw dossier van toepassing zijn of wanneer de vraag zich stelt — niets ervan is nodig om correct met De Lantaarn te werken.
Volgende stap: scan je stapels documenten in één keer in? Cursusdeel 12 leert je die vlot splitsen.
De schermafbeeldingen tonen een echt dossier in De Lantaarn; persoonsgegevens werden onherkenbaar gemaakt.