Cursus De Lantaarn - documenten splitsen (#12, optioneel)
Scan je met één beweging een hele stapel facturen, dan komt die als één bestand in je postbus terecht. Geen probleem: met splitsen maak je er in enkele klikken weer aparte documenten van — en dat moet ook, want elke factuur hoort als apart document de boekhouding in. Dit deel is voor wie met een documentscanner of stapelscans werkt; lever je elk document apart aan, dan mag je het gerust overslaan. In het webinar aanleveren en voorbereiden zie je het splitsen ook live gedemonstreerd.
Deel 1: wanneer splitsen?
Telkens één bestand meerdere documenten bevat: een stapel gescande facturen, een pdf met twintig bonnetjes, of een scan waarin per ongeluk twee facturen zitten. Om te splitsen klik je in het overzicht van de postbus bij Acties op het icoontje Splitsen.
Als rode draad door dit deel gebruiken we een voorbeeld: een scan van drie pagina’s, waarvan pagina 1 en 2 samen één factuur vormen en pagina 3 een tweede, aparte factuur is.
Deel 2: het splitsscherm
- De gegevens van het te splitsen document.
- De knoppen Ik ben klaar en Splitsen.
- Selecteer je splits-methode: Individueel of Bulk (zie verder).
- De tools voor de pagina’s (roteren, volgorde wijzigen).
- De voorbeelden van alle pagina’s.
De bediening is dezelfde als bij het samenvoegen (cursusdeel 13): een pagina selecteer je door op het voorbeeld te klikken (nogmaals klikken deselecteert), slepen wijzigt de volgorde, en met de knoppen roteer je scheve pagina’s. Het enige echte verschil zit in de splitsmethode.
Deel 3: methode Individueel
Bij Individueel selecteer je telkens de pagina’s die samen één document vormen. In ons voorbeeld: selecteer pagina 1 en 2, en klik op Splitsen. De Lantaarn vraagt wat er met het nieuwe document moet gebeuren: kies Opslaan in de postbus om het gewoon in de aankooppostbus te zetten, of Verzenden om het meteen naar de volgende stap te sturen.
- De keuze tussen Opslaan in de postbus en Verzenden.
Daarna blijft in ons voorbeeld nog één pagina over: pagina 3. Twee wegen naar hetzelfde resultaat: ofwel selecteer je die pagina en klik je opnieuw op Splitsen, ofwel klik je meteen op Ik ben klaar — dan volgt de afsluitvraag uit deel 5.
Deel 4: methode Bulk
Bulk is de snelste methode voor grote stapels. Je selecteert enkel telkens de eerste pagina van elk document; De Lantaarn leidt daaruit zelf af waar elk document eindigt. In ons voorbeeld selecteer je dus pagina 1 én pagina 3 — het scherm toont meteen dat het eerste document twee pagina’s zal bevatten en het tweede één. Eén klik op Splitsen en beide documenten worden tegelijk aangemaakt.
- De geselecteerde eerste pagina’s en de aangekondigde opdeling.
Zo splits je één scan met twintig aankopen in enkele seconden in twintig documenten. Omdat bij Bulk alle pagina’s in één beweging verwerkt worden, verschijnt de afsluitvraag hier vanzelf.
Tip: scan je heel regelmatig grote stapels, kijk dan eens naar de tussenbladen met QR-codes uit het artikel onderaan — je scanner splitst dan als het ware zelf.
Deel 5: afronden: wat met het bronbestand?
Zijn alle pagina’s verwerkt (of klikte je op Ik ben klaar), dan vraagt De Lantaarn in het venster Wat wil je nu doen? wat er met het oorspronkelijke bestand moet gebeuren. Er zijn vier keuzes:
- Huidige status bewaren — je houdt het bronbestand over zoals het er nu bij staat, dus enkel de nog niet verwerkte pagina’s. In ons voorbeeld: alleen pagina 3, als je die nog niet apart had gesplitst.
- Volledig bewaren — het oorspronkelijke bestand komt met álle pagina’s opnieuw in de postbus terecht.
- Verwijderen — meestal de juiste keuze: alle pagina’s zijn als aparte documenten verwerkt, het bronbestand heeft geen functie meer.
- Annuleren — brengt je terug naar het splitsscherm.
Geen zorgen bij deze keuze: de gesplitste documenten zelf staan hoe dan ook veilig in de postbus — de vraag gaat enkel over het oorspronkelijke verzamelbestand.
Volgende stap: het omgekeerde — losse bestanden tot één document samenvoegen — en documenten naar een andere postbus verplaatsen leer je in cursusdeel 13.
De schermafbeeldingen tonen een echt dossier in De Lantaarn; persoonsgegevens werden onherkenbaar gemaakt.