Cursus De Lantaarn - instellingen en beheer (#15, optioneel)

Tot slot: de motorkap. Bij Dossierinstellingen vind je de e-mailadressen van je postbussen, de gebruikers van je dossier en enkele opties die je werk merkbaar lichter maken — automatisch doorsturen, automatisch betaalde leveranciers. Eén keer goed instellen loont jarenlang, en het meeste stel je één keer in en kijk je nooit meer naar om.

Deel 1: de dossierinstellingen

Je opent de Dossierinstellingen via het menu onder je naam, rechtsboven. Het scherm telt vier tabs:

• Algemeen — links de algemene informatie over het dossier, rechts de invoerkanalen (zie deel 2).
• Bedrijfsgegevens — de eigen gegevens van je organisatie: naam, adres, ondernemingsnummer. Klopt hier iets niet (een verhuis, een naamswijziging), meld het dan aan je dossierbeheerder.
• Gebruikers — wie toegang heeft tot het dossier (zie deel 4).
• Betalen en goedkeuren — de goedkeuringsprocessen uit cursusdeel 14 én de automatisch betaalde leveranciers (deel 3). Deze tab is enkel zichtbaar voor gebruikers met het profiel administrator.

1. De vier tabs van de dossierinstellingen.
2. De invoerkanalen: de Peppol-registratie van je dossier (cursusdeel 3) en de unieke e-mailadressen per postbus.

Deel 2: de invoerkanalen en auto-forward

Rechts in de tab Algemeen staan de unieke e-mailadressen van je postbussen — de adressen waarnaar je facturen doorstuurt (cursusdeel 3). Er is er één per postbus (aankoop, verkoop, divers) plus een algemeen adres. Dat algemene adres laadt een e-mail wél op in De Lantaarn, maar wijst ze nog niet aan een postbus toe — je moet het document dan alsnog een plek geven. Gebruik dus bij voorkeur meteen het adres van de juiste postbus.

Daarnaast vind je hier de opties Auto-forward aankoopfacturen en Auto-forward verkoopfacturen. Staat auto-forward aan, dan slaat een per e-mail aangekomen document de postbus over en gaat het meteen door naar de boekhouding. Vooral bij de verkopen is dat een aanrader voor wie met De Roos factureert: die facturen zijn al correct opgemaakt en hoeven in de verkooppostbus toch niets meer te ondergaan — de tussenstap mag er dus uit. Bij de aankopen ben je er voorzichtiger mee: daar wil je vaak nog een opmerking of label meegeven vóór het document vertrekt (cursusdeel 5).

Deel 3: automatisch betaalde leveranciers

Leveranciers die via domiciliëring lopen (energie, telecom, verzekeringen) of altijd met de kredietkaart betaald worden, wil je niet telkens als “te betalen” in je factuurlijst zien staan — je betaalt ze immers nooit zelf. Lijst ze op met Leverancier toevoegen: hun facturen krijgen dan automatisch de status Betaald, op het moment dat jij kiest — onmiddellijk of op de vervaldag. Je factuurlijst (cursusdeel 7) toont zo enkel nog wat écht je aandacht vraagt.

1. Een leverancier toevoegen: de betaalmethode en het moment waarop de factuur als Betaald gemarkeerd wordt — onmiddellijk of op de vervaldag.

Tip: loop deze lijst één keer per jaar even na, bijvoorbeeld bij de jaarafsluiting. Een stopgezette domiciliëring die in de lijst blijft staan, betekent facturen die als Betaald gemarkeerd worden terwijl er niets betaald is.

Deel 4: gebruikers en toegang

De tab Gebruikers toont wie toegang heeft tot je dossier — louter informatief. Nieuwe gebruikers vraag je aan met de knop Aanvraag nieuwe gebruiker: je dossierbeheerder krijgt dan een e-mail met je vraag en zet de gebruiker klaar. Drie afspraken houden dit gezond:

• Elke medewerker een eigen gebruiker — geen gedeelde logins, zodat altijd duidelijk is wie wat deed (cursusdeel 1).
• Tweestapsverificatie voor iedereen — in dit portaal staan betaalgegevens; die extra stap is geen luxe.
• Vertrekkers meteen afmelden — verlaat een bestuurslid of medewerker de organisatie, meld het even, dan zetten wij de toegang stop. Zeker in vzw’s, waar bestuursmandaten regelmatig wisselen, is dit de meest vergeten stap.

Tot slot

Daarmee zit de cursus erop. Je kan documenten aanleveren langs elk kanaal, je betalingen en je archief opvolgen, rapporten trekken voor je bestuur, en de extra’s inzetten wanneer jouw dossier erom vraagt. Twee dingen om te onthouden:

• De basis is klein: juiste postbus, verzenden, klaar (cursusdeel 2 tot 5). Al de rest is comfort dat je erbij neemt wanneer je eraan toe bent.
• Je staat er niet alleen voor: je dossierbeheerder kijkt mee, de webinars staan klaar om te herbekijken, en onderaan elk deel vind je de artikels van de leverancier.

Veel plezier met De Lantaarn!

De schermafbeeldingen tonen een echt dossier in De Lantaarn; persoonsgegevens werden onherkenbaar gemaakt.