Cursus De Lantaarn - goedkeuring van facturen en betalingen (#14, optioneel)
Vier ogen zien meer dan twee — zeker als er geld vertrekt. De Lantaarn kent twee goedkeuringsstromen: één voor facturen (goedkeuren vóór ze verwerkt worden) en één voor betalingen (goedkeuren vóór ze in de betaalmand komen). Je gebruikt ze afzonderlijk of samen; in dat laatste geval wordt eerst de factuur goedgekeurd en daarna pas de betaling. Voor een vzw-bestuur is dit dé manier om interne controle in te bouwen zonder papierwerk: geen aftekenmapjes meer, wel een spoor van wie wat wanneer goedkeurde. Over dit thema bestaat ook een webinar over goedkeuringen.
Deel 1: de twee stromen in een oogopslag
- Goedkeuring van facturen speelt zich af in de aankooppostbus: een factuur kan pas verwerkt worden nadat ze is goedgekeurd. Dit is de inhoudelijke controle — klopt deze factuur, hebben we dit besteld?
- Goedkeuring van betalingen zit vóór de betaalmand (cursusdeel 8): een betaling moet goedgekeurd zijn voor ze kan vertrekken. Dit is de financiële controle — mag dit geld nu weg, en door wie?
Een klassieke taakverdeling in een vzw: de coördinator keurt de facturen goed (inhoud), de penningmeester of voorzitter de betalingen (geld). Beide stromen activeer je in de dossierinstellingen, tab Betalen en goedkeuren — enkel zichtbaar voor gebruikers met het profiel administrator (cursusdeel 15).
Deel 2: goedkeuring van facturen instellen
Vink Activeren aan. De Lantaarn voegt meteen een standaardregel toe — een “catch-all”: alle facturen die niet onder een andere regel vallen, moeten door één of meerdere personen worden goedgekeurd. Die regel bewerk je met het potloodje bij Acties (wie keurt goed, hoeveel personen).
Daarnaast maak je specifieke regels die afwijken van de standaardregel op basis van leverancier, label of bedrag. Een voorbeeld: alle facturen van het sociaal secretariaat boven 5.000 euro moeten door een extra persoon worden goedgekeurd — de rest volgt de standaardregel. Zo leg je de controle waar het risico zit, zonder elke kleine factuur door drie handen te jagen.
- De geactiveerde goedkeuring van facturen met de standaardregel.
- Daaronder het goedkeuringsproces voor betalingen met zijn regel voor ongelimiteerde goedkeuringen — en telkens de knop Nieuwe regel aanmaken voor specifieke regels.
Belangrijk om te weten: een gebruiker met het profiel administrator kan élke factuur goedkeuren, onafhankelijk van de regels. Handig als noodrem, maar hou er rekening mee bij het uitdelen van dat profiel.
Deel 3: goedkeuren in de aankooppostbus
Na de activatie verandert er drie dingen in de aankooppostbus:
- Het overzicht krijgt een extra kolom Goedkeuring met de goedkeuringsstatus van elke factuur.
- Open je een factuur via het oogje, dan staan rechtsonder de knoppen om ze goed te keuren of te verwerpen, mét vermelding van de regel waaronder ze valt. Bij het verwerpen of goedkeuren kan je een opmerking meegeven.
- Na de behandeling toont De Lantaarn wie goedkeurde; zweef over het tekstballonnetje om de opmerking van de goedkeurder te lezen. Zo is achteraf altijd te reconstrueren wie wat besliste — precies wat je bij een kascontrole of audit wil kunnen tonen.
- De kolom Goedkeuring in de aankooppostbus: elke factuur wacht op goedkeuring.
Deel 4: goedkeuring van betalingen instellen
Ook hier start je met Activeren in de tab Betalen en goedkeuren. De Lantaarn voegt meteen een regel toe voor een gebruiker die ongelimiteerd mag goedkeuren. Anders dan bij de facturen kan je die standaardregel hier volledig overschrijven — en dus tot een bedrag beperken — al raden we aan om altijd één regel voor ongelimiteerde goedkeuringen te behouden, zodat een grote of dringende betaling nooit vastloopt. Specifieke regels maak je met Nieuwe regel aanmaken.
- Het aanmaken van een goedkeuringsregel voor betalingen.
Wil je nadien een factuur betalen (via het bankkaartje), dan meldt het betaalscherm dat de betaling pas na goedkeuring in de betaalmand wordt klaargezet. Wie mag goedkeuren — jijzelf, of een collega die de aanvraag krijgt — volgt uit de regels die je instelde.
- Het betaalscherm meldt dat de betaling na goedkeuring in de betaalmand wordt klaargezet.
Deel 5: goed te keuren betalingen opvolgen
Bij Betalingen verschijnt een extra tabblad Goed te keuren betalingen, opgedeeld in betalingen die jij kan goedkeuren en betalingen die op een collega wachten. Staat er een goedkeuringsaanvraag voor jou klaar, dan zie je een sterretje op de knop Betalingen; je kan ook een e-mailnotificatie krijgen bij nieuwe aanvragen (zie het artikel onderaan) — nuttig voor een voorzitter die niet dagelijks in De Lantaarn komt.
Een goedgekeurde betaling verhuist naar de betaalmand, waarna alles verloopt zoals in cursusdeel 8: selecteren, SEPA-bestand, ondertekenen bij de bank.
- Het tabblad Goed te keuren betalingen, opgedeeld in wat jij kan goedkeuren en wat op een collega wacht.
Tip: spreek in het bestuur af wat de maximale doorlooptijd van een goedkeuring is (bijvoorbeeld: binnen de week). Het mooiste controlesysteem werkt niet als aanvragen blijven liggen en leveranciers daardoor te laat betaald worden.
Volgende stap: in cursusdeel 15, het laatste deel, verken je de dossierinstellingen en het gebruikersbeheer.
De schermafbeeldingen tonen een echt dossier in De Lantaarn; persoonsgegevens werden onherkenbaar gemaakt.