Cursus De Roos - betaalgemak, veiligheid en beheer (#16, optioneel)

Het laatste deel bundelt de extra’s die je vzw het leven makkelijker en veiliger maken: je klanten sneller laten betalen, met meerdere mensen veilig in hetzelfde account werken, en zeker zijn dat je gegevens bewaard blijven. Lees wat voor jou van toepassing is.

Deel 1: SEPA-domiciliëring voor lidgelden en huur

Bij een domiciliëring geeft je klant je vzw een mandaat om het bedrag van je facturen automatisch van zijn rekening te halen. Voor terugkerende bedragen (lidgelden, maandelijkse huur, een vaste bijdrage) is dat de zekerste manier om betaald te worden: geen herinneringen, geen vergeten overschrijvingen. De Roos maakt de incassobestanden aan op basis van je facturen of abonnementen (cursusdeel 13); jij laadt ze op bij je bank of laat ze via een koppeling vertrekken.

Wat je daarvoor nodig hebt:

• een incassocontract met je bank (je bank kent je vzw dan een “schuldeisersidentificatie” toe);
• per klant een ondertekend mandaat (voor particulieren een SEPA Core-mandaat), dat je bewaart zolang de domiciliëring loopt en dat je in De Roos bij de klant registreert;
• de afspraak om de klant vooraf te verwittigen van elke inning (de “pre-notificatie”, standaard 14 dagen vooraf, korter als je dat in het mandaat afspreekt). De factuur of e-mail van De Roos kan die rol vervullen.

Let wel: een consument kan een Core-domiciliëring tot acht weken na de inning zonder reden laten terugboeken. Domiciliëring is dus geen garantie, wel een gemak. Bespreek met je dossierbeheerder hoe de inningen in de boekhouding gekoppeld worden vóór je start.

Deel 2: betaallink en online betalen

Met een koppeling met een betaaldienst (De Roos werkt met Mollie) krijgt je factuur een betaalknop: de klant klikt in de e-mail en betaalt met Bancontact, kaart of bankapp. De betaling komt op de rekening van de betaaldienst en wordt doorgestort naar de vzw; De Roos registreert ze automatisch bij de factuur. Ideaal voor deelnamegelden en kleine bedragen aan particulieren.

Reken wel: elke transactie kost een vaste vergoeding plus soms een percentage, en de betaaldienst betaalt gegroepeerd uit, wat de afstemming in de boekhouding lastiger maakt dan een gewone overschrijving met gestructureerde mededeling. Voor grote bedragen aan organisaties blijft de overschrijving de betere keuze. Vraag je dossierbeheerder hoe de uitbetalingen van de betaaldienst geboekt worden vóór je de koppeling activeert.

Deel 3: voorschotten en kortingen

• Voorschotfactuur en eindfactuur. Voor een groter project of een verhuur met waarborg factureer je eerst een voorschot; bij de eindfactuur trekt De Roos het voorschot automatisch af. Een voorschotfactuur is een echte factuur (met btw als je vzw btw-plichtig is) en gaat naar de boekhouding. Wil je alleen een betaling vragen zonder factuur, gebruik dan een betaalverzoek (cursusdeel 12).
• Commerciële korting (op de prijs, bv. “10 % voor vroegboekers”) verlaagt het factuurbedrag én de btw-grondslag. Je geeft ze per lijn of op het totaal (cursusdeel 5).
• Financiële korting (korting voor contante of snelle betaling, bv. “2 % bij betaling binnen 8 dagen”) is een voorwaardelijke korting: de klant mag ze aftrekken als hij op tijd betaalt. Fiscaal geldt dat de btw berekend wordt op de prijs verminderd met die korting, ook als de klant ze uiteindelijk niet neemt (art. 28, 1° W.Btw). De Roos regelt de vermelding en de berekening als je de optie aanzet. Voor vzw’s zelden nodig; gebruik ze niet zonder overleg met je dossierbeheerder.

Deel 4: extra velden en projecten

• Extra velden (tabblad Extra velden onder Instellingen) laten je eigen informatie toevoegen aan facturen, klanten of artikelen: een subsidiedossiernummer, de naam van een afdeling, een activiteitencode. Ze kunnen op de factuur getoond worden en zijn handig om later te filteren. In ons demodossier is bv. Bestelbonnummer zo’n extra veld op de factuur.
• Projecten groeperen offertes, facturen en uren per project: nuttig als je vzw met projectsubsidies werkt en per project moet kunnen aantonen wat er gefactureerd werd.

Deel 5: gebruikers en rechten

Werken meerdere mensen in De Roos (voorzitter, penningmeester, secretariaat), geef dan elk een eigen login. Gedeelde wachtwoorden zijn onveilig én maken de historiek (wie deed wat) waardeloos. Onder Toegangsbeheer (accountmenu, klik op de naam van je organisatie rechtsboven) staat de tabel Gebruikers met Naam, E-mailadres, Rechten (bv. Volledig beheer) en Status (Hoofdgebruiker of In gebruik). Met Gebruiker toevoegen maak je een gebruiker aan met zijn eigen e-mailadres en bepaal je wat hij mag. Op dezelfde pagina staan de API-sleutels voor koppelingen met andere software (deel 8 van dit cursusdeel). Je kan dat zelf doen of het aan ons vragen: zowel jij als wij kunnen gebruikers aanmaken in De Roos. Laat ons in elk geval weten wie toegang heeft tot de facturatie van je vzw, zeker bij een bestuurswissel.

Verlaat iemand het bestuur? Schakel zijn gebruiker meteen uit. Dat is de meest vergeten stap bij een bestuurswissel.

Deel 6: tweestapsverificatie

Zet voor elke gebruiker tweestapsverificatie aan: naast het wachtwoord vraagt De Roos bij het inloggen een code uit een app op je telefoon. Een gelekt of geraden wachtwoord volstaat dan niet meer om aan je klantgegevens en facturen te komen. Het instellen duurt twee minuten (zie het artikel van de leverancier) en is de belangrijkste beveiligingsmaatregel die je zelf kan nemen.

Deel 7: back-ups en export

De leverancier bewaart je gegevens en via onze koppeling zit elke factuur ook in de boekhouding (cursusdeel 11). Toch is een eigen kopie verstandig, zeker bij een bestuurswissel of als je ooit van programma verandert. Onder de instellingen kan je:

• een back-up van al je documenten als pdf downloaden;
• je facturen exporteren in UBL, het gestructureerde formaat dat ook Peppol gebruikt en dat elke boekhoudsoftware kan inlezen;
• je klanten- en artikelenlijst exporteren naar Excel (cursusdeel 3 en 4).

Doe dat minstens één keer per jaar, na de jaarafsluiting, en bewaar de bestanden op een plaats die de vzw beheert (niet op de privélaptop van de penningmeester). De wettelijke bewaartermijn van tien jaar (cursusdeel 2) blijft de verantwoordelijkheid van de vzw.

Deel 8: nog meer koppelingen

De Roos koppelt met tientallen andere diensten: webshops, ticketingplatformen, automatiseringstools, cloudopslag. Ze staan onder Koppelingen. Ze kunnen handig zijn (bestellingen uit je webshop automatisch factureren), maar elke koppeling die facturen aanmaakt, doet dat in jouw naam en stuurt ze door naar de boekhouding. Overleg met je dossierbeheerder vóór je een koppeling activeert die facturen of betalingen aanmaakt. Voor de boekhouding geldt: Clearfacts voor je facturen (cursusdeel 11) en CodaBox voor je bankverrichtingen (cursusdeel 8), niets anders.

Tot slot

Hiermee ben je door de hele cursus. Kom terug naar het deel dat je nodig hebt wanneer de vraag zich stelt, en aarzel niet om ons te mailen op support@dkpa.be als je twijfelt. Beter één vraag vooraf dan één creditnota achteraf.

Stand van de regelgeving: september 2026.

De schermafbeeldingen tonen ons demodossier in De Roos.