Cursus De Roos - artikelen: lidgelden, activiteiten en andere vaste prestaties (#4)

Een artikel is alles wat je aanrekent en dat vaker terugkomt: het jaarlijkse lidgeld, een deelname aan een workshop, de huur van de zaal per dag, een sponsorpakket, een drankkaart. Maak je er een artikel van, dan kies je het bij het factureren uit een lijst, en staan omschrijving, prijs en btw-tarief meteen juist. Dat is sneller, maar vooral consequenter: iedereen in je vzw rekent hetzelfde aan, met hetzelfde btw-tarief.

Deel 1: het artikeloverzicht

Klik in de zijbalk op Artikelen.

1. Aanmaken: een nieuw artikel (deel 2). Verzameling: een groep artikelen die je samen op een factuur zet (deel 4). Meer acties: import en export (deel 5).
2. Het zoekveld en de filter op Categorie.
3. De tabbladen Artikelen, Verzamelingen en Gearchiveerd.
4. De kolommen: Code (een korte, unieke code die je zelf kiest), Omschrijving (wat op de factuur komt), Prijs (eenheidsprijs), Voorraad (alleen nuttig als je goederen verkoopt; ∞ betekent onbeperkt) en Informatie (interne notities).
5. Per artikel de knop Acties: bewerken, kopiëren, archiveren.

Deel 2: een artikel aanmaken

Klik op Aanmaken. Het venster Artikel aanmaken opent in zijn eenvoudige vorm (omschrijving, prijs en voorraad). Zet linksonder Meer opties aan om alle velden te zien:

• Omschrijving. Dit is wat je klant leest. Wees concreet: “Lidgeld werkjaar 2026-2027” is beter dan “Lidgeld”. Je kan de omschrijving op de factuur zelf nog aanvullen (bv. met de naam van het lid). Boven het veld staan tabbladen Nederlands, Frans, Engels en Duits: vul de vertaling in voor artikelen die je aan anderstalige klanten factureert (cursusdeel 15).
• Prijs. Standaard exclusief btw; met het vinkje Prijs is inclusief BTW geef je een prijs inclusief btw op, handig als je bv. een deelnameprijs van 25 euro communiceert. Doe dat consequent voor alle artikelen. De Aankoopprijs mag je leeg laten.
• Aantal in voorraad. Alleen nuttig als je goederen verkoopt; leeg betekent onbeperkt.
• Artikelcode. Kort en herkenbaar, bv. LIDGELD, ZAALHUUR-DAG, WORKSHOP-KLEI. De Roos stelt zelf een code voor; je mag ze overschrijven. De code komt niet op de factuur, maar helpt je zoeken.
• Eenheid (optioneel): stuk, uur, dag, persoon.
• Btw-tarief. Kies het tarief dat bij de prestatie hoort; onder Meer opties… in de tarieflijst staan ook de vrijstellingscodes, zoals VA - Vrijstelling door vrijgestelde activiteiten (cursusdeel 2). Dit is het moment om het juist te zetten: elke factuur die dit artikel gebruikt, neemt het over.
• Interne informatie. Een notitie voor jezelf, zichtbaar in de kolom Informatie van het overzicht en niet op de factuur.
• Informatieve lijn. Zet dit aan voor een “artikel” zonder bedrag dat je alleen als toelichtende lijn op facturen gebruikt (cursusdeel 5).

Deel 3: het juiste btw-tarief per artikel

Dit is het inhoudelijke hart van dit deel. Het tarief hangt af van wat je levert én van het statuut van je vzw (zie cursusdeel 2). Enkele typische gevallen voor vzw’s, bij wijze van oriëntatie:

• Lidgeld van een vereniging zonder winstoogmerk is doorgaans vrijgesteld (art. 44, § 2, 11° W.Btw), op voorwaarde dat het gaat om een echte vereniging die de gezamenlijke belangen van haar leden behartigt. Dan: geen btw, met vrijstellingsvermelding.
• Deelname aan een sportactiviteit, een cursus, een culturele voorstelling van een vzw zonder winstoogmerk: meestal vrijgesteld (art. 44, § 2, 3°, 4° en 9° W.Btw), maar de voorwaarden verschillen per activiteit.
• Verhuur van een zaal is in principe vrijgesteld als onroerende verhuur, maar verhuur mét diensten (drank, catering, personeel) of verhuur van roerend materiaal is belast aan 21 %.
• Sponsoring en publiciteit zijn belaste diensten aan 21 %, ook voor een vrijgestelde vzw, als ze de drempel van de kleine-ondernemingsregeling overschrijden.
• Verkoop van drank en eten tijdens een activiteit: belast (6 % of 12 % of 21 % naargelang het product), tenzij het gaat om een occasionele activiteit ter financiële ondersteuning die als vrijgesteld kan worden beschouwd (art. 44, § 2, 12° W.Btw).

Deze lijst is bewust een oriëntatie, geen advies: de vrijstellingen van artikel 44 zijn aan voorwaarden gebonden en de beoordeling hangt af van je concrete situatie. Maak je een artikel aan en twijfel je over het tarief, vraag het dan aan je dossierbeheerder vóór je factureert. Een fout tarief op één artikel herhaalt zich op elke factuur.

Deel 4: verzamelingen en aangepaste prijzen

• Verzamelingen. Zet je vaak dezelfde combinatie van artikelen op één factuur (bv. lidgeld + verzekering + clubkledij), maak er dan een verzameling van via de knop Verzameling: een Artikelenlijst (de lijnen apart op de factuur), een Verzamelartikel (één lijn met de som) of een Verzamelartikel met vaste prijs. Eén klik en alle lijnen staan op de factuur.
• Aangepaste prijzen per klant. Betaalt een bepaalde klant een andere prijs voor hetzelfde artikel (een gemeente met een raamcontract, een partnervereniging met korting), dan leg je die prijs vast bij de klant. De Roos past hem automatisch toe als je voor die klant factureert.

Deel 5: importeren en indexeren

• Importeren uit Excel. Net zoals bij klanten: download het voorbeeldbestand onder Meer acties, vul de kolommen in en laad op. Handig als je met een lange prijslijst start.
• Indexeren. Verhoog je aan het begin van een werkjaar al je prijzen met hetzelfde percentage, dan kan dat in één beweging voor alle artikelen (zie het artikel over indexering bij de leverancier). Doe dit vóór je de nieuwe lidgeldfacturen aanmaakt, niet erna.

Tip: verander de omschrijving van een artikel gerust van jaar tot jaar (“Lidgeld 2026-2027” → “Lidgeld 2027-2028”); bestaande facturen behouden hun oude omschrijving.

Stand van de regelgeving: september 2026.

Volgende stap: in cursusdeel 5 maak je je eerste factuur.

De schermafbeeldingen tonen ons demodossier in De Roos.