Cursus De Roos - anderstalige klanten en vreemde valuta (#15, optioneel)

Een Brusselse of Waalse partner, een Nederlandse sponsor, een Europees project met een Duitse coördinator: vroeg of laat factureer je aan iemand die geen Nederlands leest. De Roos maakt je documenten en e-mails in het Frans, Engels of Duits, per klant ingesteld, zonder dat je zelf iets vertaalt aan de vaste teksten. Dit deel legt uit wat automatisch gaat, wat jij moet doen, en waar je op let bij buitenlandse klanten.

Deel 1: de taal van een klant instellen

Zorg eerst dat de optie Anderstalige facturen aanstaat onder Modules (in ons demodossier is dat zo). Open dan de klant (cursusdeel 3) en kies onder de kop Instellingen het veld Taal: Nederlands, Frans, Engels of Duits. Vanaf dan:

• krijgen alle documenten voor die klant de vaste teksten in die taal: “Factuur” wordt “Facture” of “Invoice”, de kolomkoppen, “Vervaldatum”, “Totaal”, de btw-vermeldingen;
• vertrekt de e-mail in die taal, met de standaardtekst die je per taal instelde (herinner je de vier tabbladen Nederlands, Frans, Engels, Duits bij de begeleidende tekst in cursusdeel 9). Controleer dat je die teksten ook effectief invulde in elke taal die je gebruikt;
• geldt hetzelfde voor herinneringen en offertes.

Het blok Instellingen onderaan het klantformulier: Betalingstermijn facturen, BTW-tarief, Standaard layout (met Opsplitsen voor één lay-out per documenttype), Gestructureerde mededeling, Korting, Taal (hier Nederlands) en Notitie document.

Je kan de taal ook per document afwijken, voor een eenmalige factuur aan een anderstalige contactpersoon van een Nederlandstalige klant.

Deel 2: wat jij zelf vertaalt

De vaste teksten vertaalt De Roos. Wat jij invult, niet:

• de omschrijving van je artikelen (cursusdeel 4). Voor artikelen die je aan anderstalige klanten factureert, vul je in het artikelformulier de tabbladen Frans, Engels en Duits boven de omschrijving in; De Roos kiest dan automatisch de omschrijving in de taal van de klant;
• vrije tekst op een factuur, zoals een informatieve lijn of een toelichting;
• je vaste vermeldingen in de lay-out (cursusdeel 14), bv. je betalingsvoorwaarden of de vrijstellingsvermelding. Maak voor anderstalige klanten een aparte lay-out met vertaalde teksten, of hou die teksten kort en tweetalig.

Een vrijstellingsvermelding in het Frans of Engels moet inhoudelijk hetzelfde zeggen; de wettelijke verwijzing (“art. 44 W.Btw” / “art. 44 CTVA”) blijft dezelfde bepaling.

Deel 3: de taal van je eigen scherm

De taal van de interface van De Roos (de menu’s, de knoppen die jij ziet) staat los van de taal van je documenten. Een bestaand De Roos-account kan op Nederlands, Engels of Frans gezet worden, maar dat kan je niet zelf doen: die omschakeling gebeurt door ons. Wil een Franstalige of Engelstalige penningmeester in zijn taal werken, mail dan je dossierbeheerder. De Engelse versie van deze cursus vind je onder The Rose.

Deel 4: een factuur in een vreemde munt

Standaard factureer je in euro. Voor een klant buiten de eurozone (een Zwitserse stichting, een Britse partner) kan je bij de klant een andere munteenheid kiezen. De Roos gebruikt dan een wisselkoers die automatisch wordt opgehaald op de factuurdatum, of een koers die je zelf vastlegt.

Twee regels om te onthouden:

• Als je vzw btw aanrekent, moet het btw-bedrag altijd ook in euro op de factuur staan, ongeacht de munt van de factuur (btw-richtlijn 2006/112, art. 230, omgezet in KB nr. 1). De Roos zet die omrekening op het document.
• De betaling komt in euro op je rekening, mogelijk met een ander bedrag dan gefactureerd door koersverschillen en bankkosten. Registreer de betaling voor het ontvangen bedrag en meld het verschil aan je dossierbeheerder; het is een wisselkoersresultaat, geen onbetaald saldo.

Deel 5: buitenlandse klanten en btw

De taal en de munt zijn het eenvoudige deel. De btw op een factuur aan een buitenlandse klant is dat niet, en verdient een woord vooraf omdat de fout zichtbaar op de factuur staat:

• Klant is een btw-plichtige in een andere EU-lidstaat en je levert een dienst: in de regel wordt de btw verlegd naar de klant. Je rekent geen Belgische btw aan, vermeldt het btw-nummer van de klant (controleer het in VIES) en zet de vermelding “Btw verlegd” op de factuur. Je vzw moet daarvoor wel een btw-nummer hebben en een intracommunautaire opgave indienen.
• Klant is een particulier of een niet-btw-plichtige organisatie in de EU: meestal Belgische btw, zoals voor een Belgische klant. Voor sommige diensten (evenementen, onderwijs ter plaatse) gelden afwijkende plaatsbepalingsregels.
• Klant buiten de EU: vaak geen Belgische btw, met een andere vermelding.
• Vrijgestelde vzw (uitsluitend art. 44): de vrijstelling hangt af van de aard van de handeling, niet van waar de klant zit; maar ook hier zijn er uitzonderingen.

Dit is bij uitstek een vraag voor je dossierbeheerder, vóór je de factuur verzendt. Maak een concept, mail de vraag, en pas het btw-tarief aan volgens het antwoord. Corrigeren achteraf kan alleen met een creditnota (cursusdeel 10).

Peppol werkt trouwens ook internationaal: is je buitenlandse klant op het netwerk geregistreerd, dan kan de factuur via Peppol vertrekken; anders per e-mail.

Stand van de regelgeving: september 2026.

Volgende stap: het laatste deel, cursusdeel 16, over domiciliëring, betaallinks, voorschotten, gebruikers, beveiliging en back-ups.

De schermafbeeldingen tonen ons demodossier in De Roos.