Cursus De Roos - fouten herstellen: aanpassen, crediteren, annuleren (#10)

Iedereen maakt fouten op een factuur: een verkeerd bedrag, een verkeerde klant, een activiteit die niet doorging. De vraag is niet óf het gebeurt, maar hoe je het correct herstelt. De regel is eenvoudig en hij is streng: zolang een factuur niet verzonden is, pas je ze aan; een verzonden factuur crediteer je. Dit deel legt uit waarom, en hoe je dat in De Roos doet.

Deel 1: eerst kijken wat het is

• Concept (geen nummer): open de factuur, klik op Bijwerken, verbeter, sla op. Klaar. Een concept mag je ook gewoon verwijderen.
• Aangemaakt (met nummer), nog niet verzonden: ook aanpassen. Kies in het overzicht Acties → Bijwerken, of open de factuur en klik op Bijwerken. Ze is nog niet naar de boekhouding gestuurd, dus er is nog niets te corrigeren. Verwijder ze liever niet: het nummer is al uitgedeeld.
• Verzonden: crediteren, altijd.

Waarom zo streng? Een verzonden factuur heeft een volgnummer in een doorlopende reeks, zit bij de klant en staat in de btw-boekhouding. Wijzig je ze achteraf, dan verschilt wat de klant kreeg van wat in je boekhouding zit, en is de reeks niet meer controleerbaar. Bij een btw-controle is dat een probleem, ook voor een vrijgestelde vzw. Het Btw-Wetboek voorziet precies daarom de creditnota als correctiestuk (KB nr. 1, art. 12: een verbeterend stuk verwijst naar de oorspronkelijke factuur).

Deel 2: een creditnota maken

Kies in het overzicht Facturen bij de foutieve factuur Acties → Crediteren, of open de factuur en kies de creditnota onder Document maken. De Roos maakt een nieuw document aan dat naar de oorspronkelijke factuur verwijst en alle lijnen overneemt met een negatief teken.

Op een verzonden factuur biedt Document maken precies één keuze: Creditnota. Het formulier dat opent is het spiegelbeeld van de factuur, met de verwijzing naar het origineel al ingevuld.

Twee mogelijkheden:

• Volledige creditnota. Laat alle lijnen staan: de factuur wordt volledig geneutraliseerd. Gebruik dit als de factuur helemaal fout was (verkeerde klant, activiteit geannuleerd) of als je ze opnieuw wil maken. Maak daarna een nieuwe, correcte factuur; die krijgt gewoon het volgende nummer.
• Gedeeltelijke creditnota. Verwijder de lijnen die juist waren en laat alleen het te crediteren bedrag staan (bv. één deelnemer minder, een korting die je vergat). De oorspronkelijke factuur blijft bestaan; de klant betaalt het saldo.

Klik op aanmaken. De creditnota krijgt een eigen nummer (in dezelfde of een aparte reeks, volgens je instellingen) en gaat naar de boekhouding zodra je ze verzendt.

Verzend de creditnota zoals een factuur (cursusdeel 6 en 7): de klant heeft ze nodig om zijn eigen boekhouding te corrigeren, en voor Belgische btw-plichtige klanten moet ze net als de factuur via Peppol vertrekken.

Deel 3: wat met de betaling?

• Nog niet betaald: na een volledige creditnota staat er niets meer open; na een gedeeltelijke betaalt de klant het saldo. De Roos rekent dat uit.
• Al betaald: dan moet je vzw het gecrediteerde bedrag terugbetalen, of het in overleg met de klant verrekenen met een volgende factuur. Meld dit aan je dossierbeheerder, zodat de terugbetaling in de boekhouding gekoppeld wordt aan de creditnota.

Deel 4: een fout in de creditnota zelf

Crediteerde je een verkeerd bedrag? Dezelfde regel: een verzonden creditnota pas je niet aan. Maak een nieuwe factuur voor het te veel gecrediteerde deel, of een tweede creditnota voor het te weinig gecrediteerde deel. Zie het artikel “Foutieve bedrag gecrediteerd?” van de leverancier.

Deel 5: wat je beter niet doet

• Het factuurnummer wijzigen. Technisch mogelijk in sommige gevallen, maar de doorlopende nummering is een wettelijke eis. Laat het.
• De status met de hand aanpassen. Een factuur handmatig op “betaald” zetten zonder betaling te registreren, of terug op “concept” zetten, maakt je opvolging onbetrouwbaar. Registreer een echte betaling (cursusdeel 8) of crediteer. Een verkeerd geregistreerde betaling maak je wél gewoon ongedaan met Acties → Betaling verwijderen.
• Een verzonden factuur verwijderen. In De Roos kan je een factuur verwijderen en in sommige gevallen ook terughalen, maar bij de klant en in de boekhouding is ze al aangekomen. Een verwijderde verzonden factuur laat een gat in de reeks dat wij moeten kunnen verklaren. Als het toch gebeurde: meld het meteen aan je dossierbeheerder en zeg welk nummer het was.

Deel 6: veelgestelde vragen uit de praktijk

• “Ik heb de factuur naar de verkeerde klant gestuurd.” Volledig crediteren, nieuwe factuur voor de juiste klant. Stuur de verkeerde ontvanger de creditnota met een woordje uitleg.
• “De activiteit is afgelast.” Volledig crediteren; is er al betaald, terugbetalen.
• “Een deelnemer heeft zich afgemeld na facturatie.” Gedeeltelijke creditnota voor die ene deelnemer.
• “De klant wil een ander adres of een ander btw-nummer op de factuur.” Als de factuur al verzonden is: crediteren en opnieuw maken met de juiste klantgegevens (pas eerst de klant aan, cursusdeel 3). Voor een werfadres of afwijkend leveringsadres bestaat een apart veld bij de klant.
• “Ik heb een factuur per ongeluk twee keer gemaakt.” De tweede volledig crediteren. Niet verwijderen.
• “Mijn korting of de referentie staat niet op de afdruk.” Dat is geen fout in de factuur maar in de lay-out; zie cursusdeel 14 en het helpcentrum.

Volgende stap: in cursusdeel 11 bekijk je je rapporten en zie je hoe je facturen automatisch in de boekhouding terechtkomen.

De schermafbeeldingen tonen ons demodossier in De Roos.