Cursus De Roos - herinneringen versturen (#9)

Een factuur die na de vervaldatum nog openstaat, is meestal geen onwil maar vergetelheid. Een vriendelijke herinnering volstaat doorgaans. De Roos maakt dat eenvoudig: één klik voor een handmatige herinnering, of een instelling die het programma zelf laat herinneren op de momenten die jij kiest. In dit deel leer je beide, en lees je welke regels gelden als je kosten wil aanrekenen.

Deel 1: een herinnering versturen

Open een achterstallige factuur (rood label Achterstallig) en klik in de knoppenbalk op Herinnering:

1. De tabbladen E-mail en Afdrukken: per mail of op papier.
2. Aan: het e-mailadres van de klant, aanpasbaar.
3. Bericht: onderwerp en tekst, vooraf ingevuld met je standaardtekst voor herinneringen (zie deel 3). De variabelen zijn al vervangen: factuurnummer, vervaldatum en openstaand bedrag staan erin.
4. Toevoegen in bijlage: standaard een Duplicaat van de factuur, zodat de klant niet hoeft te zoeken. Je kan ook een apart herinneringsdocument meesturen (zie deel 2).
5. De icoontjes onderaan links: bijlage toevoegen, sjabloon kiezen, herinneringskosten toevoegen.
6. Verzenden.

De herinnering verschijnt in de historiek van de factuur, met datum. Zo zie je altijd hoeveel keer en wanneer een klant herinnerd werd.

Deel 2: meerdere herinneringen en soorten documenten

Betaalt een klant ook na de eerste herinnering niet, dan verstuur je een tweede en eventueel een derde. De Roos houdt bij welke herinnering het is en kan per niveau een andere tekst en een ander document gebruiken: een vriendelijke eerste herinnering, een tweede met vermelding van de kosten, een aangetekende ingebrekestelling als laatste stap. De verschillende documenttypes vind je in het artikel over soorten herinneringsdocumenten.

Wil je in één beweging alle achterstallige facturen herinneren, selecteer ze dan in het factuuroverzicht en gebruik de herinneringsactie voor de selectie.

Deel 3: teksten en herinneringskosten instellen

Klik rechtsboven op de naam van je organisatie, kies Instellingen en dan het tabblad Herinneringen:

1. Begeleidende tekst: de standaardtekst van de herinnering, in vier talen (Nederlands, Frans, Engels, Duits). De Roos kiest de taal van de klant.
2. Herinneringskosten: een Percentage van factuurtotaal met een Minimumbedrag en een Maximumbedrag. Laat je dit op nul, dan worden er geen kosten aangerekend. Lees deel 4 vóór je hier iets invult.
3. Automatische herinneringen met de knop Activeer module automatische herinneringen (deel 5).
4. Instellingen bijwerken om op te slaan.

Deel 4: mag je vzw herinneringskosten aanrekenen?

Dat hangt af van wie je klant is.

• Een organisatie (onderneming, gemeente, andere vzw met economische activiteit). Tussen ondernemingen geldt de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties: na de vervaldatum zijn van rechtswege intresten verschuldigd en mag je een forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten vragen, op voorwaarde dat je algemene voorwaarden dat voorzien en die op of bij de factuur staan.
• Een particulier (een lid, een ouder, een deelnemer). Hier geldt sinds 1 september 2023 boek XIX van het Wetboek van economisch recht, “Schulden van de consument”, en dat is strikt: de eerste herinnering is gratis, kosten mogen pas aangerekend worden nadat de consument die eerste herinnering kreeg en er veertien kalenderdagen verstreken zijn, en het schadebeding is geplafonneerd (20 euro voor schulden tot 150 euro; 30 euro plus 10 % van het bedrag tussen 150 en 500 euro; 65 euro plus 5 % boven 500 euro, met een maximum van 2.000 euro). Bovendien moet het schadebeding vooraf in je voorwaarden staan. Deze regels gelden zodra je vzw als “onderneming” geldt in de zin van het WER, wat het geval is van zodra ze duurzaam een economische activiteit uitoefent, ook zonder winstoogmerk.

Praktisch advies voor de meeste vzw’s: stel de herinneringskosten in De Roos op nul en gebruik de eerste herinnering als wat ze is: een vriendelijke reminder. Wil je toch kosten aanrekenen, laat dan eerst je algemene voorwaarden nakijken en stel de percentages en plafonds in overleg met je dossierbeheerder in. Een te hoog aangerekende kost bij een consument is nietig en kost je meer aan goodwill dan ze opbrengt.

Deel 5: automatische herinneringen

Activeer je de module, dan stuurt De Roos zelf herinneringen op de momenten die jij vastlegt, bv. 7 dagen na de vervaldatum een eerste, 21 dagen later een tweede. Per factuur kan je de automatische opvolging uitschakelen, handig voor een klant met wie je een afspraak hebt.

Twee voorwaarden vóór je dit aanzet:

• Je betalingsregistratie moet kloppen. Een klant die betaald heeft maar in De Roos nog als open staat, krijgt anders een onterechte herinnering. Zorg dus eerst dat betalingen tijdig geregistreerd of automatisch ingelezen worden (cursusdeel 8). De waarschuwing op het scherm zegt het zelf: “Zorg voor een correcte betalingsopvolging voordat automatische herinneringen wordt geactiveerd.”
• Je teksten moeten passen bij je publiek. Lees deel 4 nog eens als je aan leden of ouders factureert.

Onder Notificaties in het accountmenu (klik op de naam van je organisatie) kan je jezelf laten verwittigen telkens een automatische herinnering vertrekt, zodat je weet wie er aangesproken wordt.

Deel 6: toon en timing

Een vzw leeft van haar leden, vrijwilligers en partners. Een herinnering hoort dus vriendelijk en feitelijk te zijn: “Wellicht is onze factuur aan uw aandacht ontsnapt”, het bedrag, de mededeling, en de vraag om te betalen of contact op te nemen als er een probleem is. Laat de eerste herinnering niet te snel vertrekken (een week na de vervaldatum is redelijk), en bel bij grotere bedragen liever even vóór je een derde herinnering stuurt.

Stand van de regelgeving: september 2026. Bronnen: wet van 2 augustus 2002 (betalingsachterstand handelstransacties) en boek XIX WER, ingevoegd bij wet van 4 mei 2023.

Volgende stap: in cursusdeel 10 leer je fouten herstellen met een creditnota.

De schermafbeeldingen tonen ons demodossier in De Roos.