Cursus De Roos - rapporten en de koppeling met de boekhouding (#11)

Het sluitstuk van het basistraject: overzicht houden, en zeker zijn dat elke factuur in de boekhouding terechtkomt. Het goede nieuws is dat het tweede vanzelf gaat. Dit deel toont wat De Roos je aan rapporten biedt, hoe de koppeling met onze boekhouding werkt en wat jij wel en niet moet doen.

Deel 1: rapporten

Klik in de zijbalk op Rapporten. De Roos biedt vijf rapporten:

• Huidige situatie: de lopende periode en alles wat nog openstaat. Het vertrekpunt voor je herinneringen (cursusdeel 9).
• Jaaroverzicht: een grafiek van je omzet voor het lopende jaar of vorige jaren. Handig voor het bestuur en voor je begroting.
• Klantoverzicht: omzet per klant over een periode die je kiest. Wie je grootste klanten zijn (een gemeente, een school, een sponsor) en hoeveel ze vertegenwoordigen.
• Periodeoverzicht: omzet per dag, week, maand, kwartaal of jaar over een periode die je kiest.
• Artikeloverzicht: omzet per factuurlijn of artikel. Hoeveel lidgelden, hoeveel verhuur, hoeveel activiteiten; hier zie je consequente artikelen (cursusdeel 4) beloond.

De laatste drie kan je exporteren naar Excel. Wil je alle facturen zelf als lijst, gebruik dan Meer acties → Exporteren naar Excel in het factuuroverzicht. Let op: je btw-aangifte maken wij op basis van de boekhouding, niet op basis van deze rapporten.

Deel 2: hoe je facturen in de boekhouding komen

Klik rechtsboven op de naam van je organisatie en kies Koppelingen. Onder Boekhouding zie je de mogelijke koppelingen; bij onze klanten staat Clearfacts actief (groen):

1. Clearfacts met de knop Test verbinding: dit is onze boekhoudsoftware, de motor achter De Lantaarn. Deze koppeling staat aan en hoort aan te blijven.
2. Codabox: de uitzondering die je wél mag aanzetten. Die koppeling stuurt geen facturen door, maar leest je bankverrichtingen in zodat betalingen vlot afgepunt worden; wij raden ze aan (zie cursusdeel 8).
3. De overige kaartjes (Boekhoudingsmap, Mailbox boekhouding, Yuki, Octopus, Exact Online, Odoo, Scrada) zijn koppelingen voor wie met een ander boekhoudkantoor of een andere software werkt. Zet er geen tweede boekhoudkoppeling aan: dan komen je facturen twee keer toe, of op de verkeerde plaats.

Wat er gebeurt: telkens je een factuur of creditnota verzendt (cursusdeel 6 en 7), stuurt De Roos ze automatisch mee door naar de boekhouding. Concepten en aangemaakte maar nog niet verzonden facturen gaan niet mee. Verstuur je een factuur uitzonderlijk buiten De Roos (op papier), stuur ze dan zelf door met Acties → Naar boekhouding in het overzicht, of in bulk via de knop Boekhouding bovenaan het overzicht. Bij onze klanten staat het doorsturen normaal op automatisch, zodat je die knop zelden nodig hebt. Je hoeft niets te mailen, af te drukken of op te laden in De Lantaarn; doe je dat toch, dan zit de factuur er dubbel in en moeten wij ze eruit halen.

In de historiek onderaan elke factuur zie je de bevestiging dat ze naar de boekhouding verzonden is. Ontbreekt die lijn bij een verzonden factuur, of zie je een foutmelding, klik dan op Test verbinding bij Clearfacts en meld het aan je dossierbeheerder als de test faalt.

Deel 3: wat jij nog moet doen (weinig)

• Factureer tijdig. Voor btw-plichtige vzw’s geldt dat een factuur uiterlijk de vijftiende dag van de maand na de levering of prestatie moet worden uitgereikt (KB nr. 1, art. 4). Voor iedereen geldt: een factuur die in het juiste boekjaar zit, bespaart correcties bij de afsluiting.
• Verzend alle facturen van het boekjaar vóór de jaarafsluiting, of stuur ze door met Naar boekhouding. Concepten en niet-verzonden facturen komen niet in de boekhouding en dus niet in je jaarrekening.
• Registreer betalingen of laat ze automatisch inlezen (cursusdeel 8), zodat De Roos en de boekhouding hetzelfde beeld geven van wat openstaat.
• Verwittig ons bij bijzondere gevallen: een terugbetaling na creditnota, een te veel ontvangen bedrag, een klant die failliet gaat. Dat zijn boekingen die niet automatisch uit De Roos volgen.

Deel 4: aankoopfacturen horen niet in De Roos

De Roos is voor je verkoop: wat jij aan anderen factureert. Facturen die je vzw zelf ontvangt (huur, drukwerk, verzekering) verwerk je in De Lantaarn: opladen of via Peppol laten toekomen, coderen, betalen. Daarover gaat de cursus De Lantaarn. Het kaartje Mailbox boekhouding en de optie “aankoopfacturen ontvangen” in De Roos gebruik je dus niet.

Deel 5: de cijfers van De Roos en die van de boekhouding

De rapporten in De Roos tonen wat je factureerde; de boekhouding toont ook je kosten, je bank en je correcties. De omzetcijfers horen overeen te komen, maar het resultaat van je vzw lees je in de boekhouding, niet in De Roos. Wil je een volledig beeld, gebruik dan De Verrekijker, onze rapporteringstool op de boekhouding (zie de cursus De Verrekijker).

Stand van de regelgeving: september 2026.

Volgende stap: hiermee is het basistraject rond. De volgende delen zijn extra’s: begin met cursusdeel 12 als je met offertes werkt, of met cursusdeel 13 als je lidgelden of huur automatisch wil factureren.

De schermafbeeldingen tonen ons demodossier in De Roos.