Cursus De Roos - abonnementen: periodieke facturen voor lidgelden en huur (#13, optioneel)

Veel van wat een vzw factureert, keert terug: het jaarlijkse lidgeld, de maandelijkse huur van een lokaal aan een andere vereniging, een kwartaalbijdrage van een partner, een sponsorpakket per seizoen. Met abonnementen maak je zo’n factuur één keer als sjabloon en laat je De Roos ze op de gekozen dagen zelf aanmaken en, als je wil, verzenden. Dit is de functie die je als penningmeester het meeste tijd bespaart, en ook de functie waarbij een fout zich het snelst vermenigvuldigt. Vandaar: eerst goed instellen, dan loslaten.

Deel 1: wat een abonnement is

Een abonnement is een sjabloonfactuur (klant, lijnen, prijzen, btw) plus een schema: startdatum, frequentie (maandelijks, per kwartaal, jaarlijks…) en eventueel een einddatum of een aantal keren. Op elke vervaldag van het schema maakt De Roos een echte factuur aan volgens het sjabloon. Die factuur is dan een gewone factuur zoals in cursusdeel 5: met een nummer, in je overzicht, en zodra ze verzonden is ook in de boekhouding.

Twee standen:

• Alleen aanmaken. Bij Aan te maken document kies je Factuur Concept (jij maakt ze zelf definitief) of Factuur (meteen met nummer), en bij Automatische verzending laat je Niet automatisch verzenden staan. Jij verstuurt de factuur zelf; pas dan gaat ze naar de boekhouding. Veiligste keuze om mee te beginnen.
• Aanmaken én verzenden. Kies Factuur verzenden via e-mail: de factuur vertrekt automatisch per e-mail naar de ontvangers die je selecteert. Pas aanzetten als je een paar cycli met succes hebt zien lopen. Voor klanten die via Peppol moeten ontvangen (cursusdeel 7), verstuur je de aangemaakte factuur zelf.

Deel 2: een abonnement aanmaken

Klik in de zijbalk op Abonnementen en dan op Aanmaken. Het formulier Nieuw abonnement lijkt op een factuur, met bovenaan het schema:

• de Klant;
• het Abonnementsnummer (automatisch) en de Volgende uitvoeringsdatum: de dag waarop de eerste factuur gemaakt wordt; bij een jaarlijks lidgeld bv. 1 september, bij huur de eerste van de maand;
• Aan te maken document: Factuur of Factuur Concept (zie deel 1);
• Herhalen elke … dagen, weken, maanden of jaren: de frequentie;
• Aantal keer uitvoeren of Uitvoering beëindigen na een datum, als het abonnement eindig is (bv. een huurovereenkomst van twee jaar); met Uitvoering pauzeren zet je het tijdelijk stil;
• de lijnen, precies zoals op een factuur (cursusdeel 5), met artikelen uit je lijst (cursusdeel 4), plus de Documentnotitie en eventuele Bijlages;
• onder Opties de Layout, het Aantal dagen betalingstermijn en de Taal;
• onder Automatische verzending: Niet automatisch verzenden of Factuur verzenden via e-mail, met de ontvangers, het onderwerp en het bericht (leeg = je standaardtekst).

Klik op Abonnement aanmaken (of Opslaan als concept om het later af te werken).

1. Het schema: Klant, Volgende uitvoeringsdatum, Herhalen elke (hier 1 maand), Uitvoering pauzeren, en rechts Abonnementsnummer, Aan te maken document (Factuur), Referentie, Aantal keer uitvoeren en Uitvoering beëindigen na.
2. De lijnen, precies zoals op een factuur.
3. Abonnement aanmaken, Opslaan als concept, Verwijderen en Afdrukvoorbeeld. De opties en de automatische verzending volgen lager op de pagina.

Deel 3: variabelen in de omschrijving

De omschrijving van een abonnementslijn mag niet “Lidgeld 2026” zijn, want volgend jaar klopt dat niet meer. Gebruik variabelen: stukjes tekst tussen procenttekens die De Roos bij elke factuur vervangt door de juiste waarde. In ons demodossier zie je bv. het artikel “Lidgeld %document-date-year% test”: op de factuur van 2027 staat dan “Lidgeld 2027”. Er bestaan ook variabelen voor de maand, het kwartaal, de periode van tot, en de naam van de klant. De volledige lijst staat in het artikel over variabelen voor abonnementen.

Voor huur is de periode belangrijk: “Huur lokaal %maand% %jaar%” maakt voor de klant duidelijk waarvoor hij betaalt, en voor de boekhouding in welke periode de opbrengst thuishoort.

Deel 4: prijswijziging en indexatie

Verhoog je het lidgeld, of indexeer je de huur? Pas de prijs in het abonnement aan, niet in de al aangemaakte facturen. De volgende factuur gebruikt de nieuwe prijs; de vorige blijven zoals ze waren. Bij een indexatie van huur op een contractuele datum: pas het abonnement aan vóór die datum, met de geïndexeerde prijs, en vermeld de indexatie eenmalig in de omschrijving of in de begeleidende e-mail. Het artikel over prijswijziging en indexatie legt het stap voor stap uit.

Verandert de klant van adres of naam, pas dan de klant aan (cursusdeel 3); het abonnement neemt de nieuwe gegevens automatisch over.

Deel 5: eenmalige factuur in de toekomst

Een abonnement met één enkele vervaldag is een handige truc: je maakt vandaag een factuur klaar die pas op een latere datum aangemaakt en verzonden wordt, bv. de factuur voor een activiteit die pas over twee maanden plaatsvindt, of het saldo van een offerte na de opleverdatum.

Deel 6: controle en valkuilen

• Kijk de eerste cyclus na. Open na de eerste vervaldag de aangemaakte factuur: klopt de klant, de omschrijving, het btw-tarief, het bedrag? Pas daarna zet je automatisch verzenden aan.
• Stopzetten als het stopt. Zegt een lid op of eindigt een huurovereenkomst, zet het abonnement dan meteen stop of geef het een einddatum. Een factuur die toch nog vertrok, herstel je met een creditnota (cursusdeel 10), maar dat is werk dat te vermijden is.
• Btw op huur. Verhuur van een lokaal is in principe vrijgesteld van btw (art. 44, § 3, 2° W.Btw), maar er zijn uitzonderingen (verhuur met diensten, opslagruimte, parkeerplaatsen, optionele belaste verhuur voor nieuwbouw). Check het tarief op je huurabonnement met je dossierbeheerder vóór de eerste factuur vertrekt.
• Lidgelden en de boekhouding. Alle lidgeldfacturen van één werkjaar tegelijk aanmaken geeft een piek in je omzet van die maand; dat is correct, want de vordering ontstaat op dat moment. Wil je de opbrengst over het werkjaar spreiden, dan is dat een boekhoudkundige verwerking (overlopende rekening) die wij doen, niet iets wat je in De Roos oplost.

Stand van de regelgeving: september 2026.

Volgende stap: cursusdeel 14 over de lay-out van je documenten.

De schermafbeeldingen tonen ons demodossier in De Roos.