Cursus De Lantaarn - terugkoppeling en rapportage (#6)
Deel 1: archief
In het Archief zal u alle documenten kunnen terugvinden die in de boekhouding verwerkt werden. Deze zijn opgedeeld in aankopen, verkopen en diverse documenten. Per categorie vindt u bovenaan een aantal filters terug om snel het document terug te vinden dat u zoekt.
De lijst met gevonden documenten onderaan toont een aantal standaard gegevens van ieder document, met achteraan weer een aantal Acties. Om het document te bekijken klikt u op het oogje achteraan (of op het nummer in de kolom Document). Met de 2de actie kan u het document opslaan op uw computer. Tenslotte is er het bankkaartje om het document te betalen.
Wanneer u het document opent, ziet u niet alleen een voorbeeld van het document links, maar ook de gegevens zoals ze opgenomen zijn in de boekhouding aan de rechterkant, samen met uw meegegeven opmerking en label.
Deel 2: financieel
De knop Financieel toont een overzicht van alle financiële verrichtingen zoals ze geboekt werden door DKP.
Links vindt u een overzicht van alle bankrekeningen van het dossier met het huidige saldo en de datum van de laatste verwerking van de uittreksels door DKP.
Rechts vindt u een venster met filters die u kan toepassen om makkelijk een verrichting terug te vinden.
Selecteer de gegevens waarop u wilt zoeken en klik vervolgens op Filter om de verrichtingen te filteren. Klik op Reset om de filter weer ongedaan te maken.
De lijst met verrichtingen ziet er uit als volgt:
De enige kolom die extra uitleg vereist, is de kolom Status. Wanneer de status Verwerkt is, wil dit zeggen dat de betaling gelinkt is aan een document. In principe moet iedere verrichting aan een document gelinkt zijn en dus de status Verwerkt krijgen. Er zijn hier echter enkele uitzonderingen op.
Als een verrichtingen nog niet gelinkt werd, heeft deze de status nog toe te wijzen. Deze term is een beetje verwarrend, want velen interpreteren deze als ‘de betaling moet nog toegewezen worden aan een tegenpartij’. Dit is echter niet correct: de betaling is reeds toegewezen aan een tegenpartij, maar nog niet gelinkt met een document. Die tegenpartij is meestal een klant of leverancier, maar kan ook een grootboekrekening zijn.
Die verrichtingen, geboekt op een grootboekrekening, zijn ook meteen de uitzondering waarover ik het hierboven had: deze betalingen zullen nooit de status Verwerkt krijgen, omdat ze niet aan een document gelinkt zullen worden.
De status Nog niet verwerkt wilt zeggen dat het codabestand nog niet ingeladen werd in de boekhouding.
Het Financieel overzicht is dus louter informatief, maar geen goed werkinstrument. Wanneer u openstaande betalingen wilt nakijken, kijkt u dit beter na via de Historiek.
Deel 3: historiek
De historiek bestaat uit drie grote onderdelen: Historiek Leveranciers, Historiek Klanten en Historiek Grootboekrekeningen. Wisselen tussen de drie kan met de tabs bovenaan. Ieder scherm is op dezelfde manier opgebouwd: bovenaan een gedeelte met filters (gelijkaardig aan het archief) en onderaan een lijst met resultaten.
- Historiek leveranciers en historiek klanten
De Historiek Leveranciers en Historiek Klanten wordt standaard gefilterd om enkel de openstaande leveranciers en klanten te tonen. Het filterscherm ziet er uit als volgt:
Om de volledige historiek te tonen, kan je bij Lijst kiezen voor ‘Alle Transacties’.
Na het aanpassen van de gegevens, klikt u op Filter om deze toe te passen op de lijst. Klik op Reset om terug naar de oorspronkelijke lijst te gaan. De knop Exporteer zal de lijst exporteren naar een Excel-bestand, met de filters zoals ze op dat moment toegepast zijn. Dit Excel-bestand is een handige manier om eventuele opmerkingen door te geven aan DKP, door een extra kolom aan de tabel toe te voegen.
De lijst is alfabetisch gesorteerd op naam van de tegenpartij en bevat verschillende kolommen:
- Historiek grootboekrekeningen
Het historiek grootboekrekening werkt iets anders dan de andere twee. Bij het openen van het scherm wordt er standaard geen lijst getoond, maar moet u eerst zelf een filter toepassen.
De filtermogelijkheden bij deze historiek zijn:
Bij de filter Rekening vindt u alle kosten- en opbrengstenrekeningen terug waarop er geboekt werd, samen met enkele geselecteerde balansrekeningen, zoals o.a. de wachtrekening. Daarnaast vindt u er ook enkele rubrieken terug, zoals Omzet en Kosten, en specifieker Bedrijfskosten, Andere Kosten, Bedrijfsopbrengsten. U kan dan nog verder filteren op boekjaar, boekperiode, tegenpartij en dagboek.
De knoppen Filter, Exporteer en Reset werken hetzelfde zoals hierboven. Ten slotte zijn er nog twee extra knoppen, “Omzet huidig boekjaar” en “Kosten huidig boekjaar”. Deze zijn twee vooringestelde filters die u kan gebruiken.
Deel 4: rapporten
Momenteel zijn hier zes rapporten terug te vinden:
- vervaldagbalans klanten: een overzicht van de openstaande klanten (zie ook Historiek Klanten);
- vervaldagbalans leveranciers: een overzicht van de openstaande leveranciers (zie ook Historiek Leveranciers);
- top 10 klanten: de klanten met de grootste omzet voor het geselecteerde boekjaar;
- top 10 leveranciers: de leveranciers met de grootste kosten voor het geselecteerde boekjaar;
- operationele performantie: een gedetailleerde resultatenrekening;
- resultatenrekening: de resultatenrekening volgens het model in de jaarrekening.
- balansrekening
Deze rapporten worden geëxporteerd naar PDF en enkele ook naar Excel.