Cursus De Lantaarn - instellingen en extra's (#7)

Deel 1: algemeen

Het scherm Dossierinstellingen is opgedeeld in vier tabs: Algemeen, Bedrijfsgegevens, Gebruikers en Betalen en goedkeuren. Deze laatste is enkel zichtbaar voor gebruikers met het profiel ‘administrator’.

• Algemeen

In de tab Algemeen vindt u links algemene informatie over het dossier.

De invoerkanalen vindt u rechts. Dit zijn de unieke e-mailadressen voor iedere map (aankoop, verkoop, divers). Het algemeen e-mailadres zal de e-mail ook uploaden naar De Lantaarn, maar zal het document nog niet toewijzen aan een map. In dit deel vindt u ook de opties “Auto-forward aankoopfacturen” en “Auto-forward verkoopfacturen”. Dit wil zeggen dat wanneer een document via e-mail naar de aan- of verkoopmap wordt verstuurd, dat het document deze map zal overslaan en meteen in de verzendmap zal terechtkomen. Deze optie is vooral handig bij de verkopen, aangezien dit ook toegepast zal worden op facturen uit Eenvoudig Factureren. Aangezien aan deze facturen niets aangepast moet worden in de verkoopmap, kan u die stap op deze manier overslaan. 

• Bedrijfsgegevens

De eigen gegevens van de organisatie.

• Gebruikers

Hier vindt u een overzicht van de gebruikers die toegang hebben tot het dossier. Dit is louter informatief. Er is ook een “Aanvraag nieuwe gebruiker”-knop. Uw dossierbeheerder krijgt dan een e-mail met uw vraag om een nieuwe gebruiker toe te voegen.

• Betalen en goedkeuren

De vierde tab, ‘betalen en goedkeuren’, is enkel zichtbaar voor gebruikers met het profiel administrator, omdat hier de instellingen van goedkeuringsproces te vinden zijn. 

Er zijn twee goedkeuringsstromen mogelijk : een voor facturen en een voor betalingen. Deze kunnen afzonderlijk gebruikt worden, maar ook tegelijk. In dat geval moet eerst de factuur goedgekeurd worden alvorens de betaling kan worden goedgekeurd.

Deel 2: Automatisch betaalde leveranciers

Om te voorkomen dat gedomicilieerde leveranciers - of leveranciers die altijd met creditcard betaald worden - als nog te betalen facturen verschijnen in de factuurlijst, kan je hier deze leveranciers oplijsten.

Als je dan facturen krijgt van deze leveranciers, zullen de facturen automatisch aangeduid worden als Betaald op de opgegeven moment (onmiddellijk of op vervaldatum).

Deel 3: goedkeuringsproces voor facturen (optioneel)

De goedkeuring van facturen speelt zich volledig af in de aankoopmap en houdt in dat een factuur pas verwerkt kan worden nadat deze goedgekeurd werd.

Om hiermee te starten, dient eerst Activeren te worden aangevinkt.

Na de activatie wordt er meteen een standaard, “catch-all”-regel toegevoegd. Zoals de tekst zegt, zorgt deze regel ervoor dat alle facturen die niet onder een andere regel vallen ook goedgekeurd moeten worden door een of meerdere personen.

De standaard-regel kan bewerkt worden met het potloodje achteraan bij Acties.

Naast de standaard-regel, kunnen er nog specifiekere regels aangemaakt worden. In deze regels kan er afgeweken worden van de standaard-regel op basis van de leverancier, het label en het bedrag.

In bovenstaand voorbeeld zullen alle facturen van Acerta met een bedrag van meer dan 5.000,00 euro moeten worden goedgekeurd. De andere facturen vallen onder de standaard-regel.

Wil je meer voorbeelden zien, of meer info krijgen over de verschillende mogelijkheden klik dan hier.

Belangrijk: iedere factuur kan door een gebruiker met het profiel administrator goedgekeurd worden, onafhankelijk van de ingestelde regels.

In de aankoopmap wordt het goedkeuringsproces getoond als volgt: 

• In het overzicht van de aankoopmap is er nu een extra kolom Goedkeuring met de goedkeuringsstatus van de factuur.

• In de preview van de factuur (via het oogje) verschijnen er nu rechtsonderaan knoppen om een factuur goed te keuren of te verwerpen. Ook de goedkeuringsregel waaronder de geopende factuur valt, wordt er getoond:

• Nadat de factuur werd behandeld, wordt de goedkeurder getoond. In onderstaand voorbeeld werd de standaard-regel overschreven door een goedkeuring van een administrator. Als u over het tekstballonetje zweeft, ziet u ook de opmerking die de goedkeurder ingaf.

Deel 4: goedkeuringsproces voor betalingen (optioneel)

Goedkeuringsproces voor betalingen

Het goedkeuringsproces voor betalingen zorgt ervoor dat een betaling goedgekeurd moet worden door een medewerker alvorens het in een betalingsbestand kan worden opgenomen.

Ook hier starten we met het aanvinken van Activeren.

Er wordt dan ook meteen een regel toegevoegd voor een gebruiker die ongelimiteerd mag goedkeuren.

In tegenstelling tot de goedkeuring van facturen, kan deze standaardregel volledig overschreven worden (en dus beperkt worden tot een bedrag). We raden echter aan om één regel te behouden voor ongelimiteerde goedkeuringen.

Er kan uiteraard afgeweken worden met specifieke regels via de knop Nieuwe regel aanmaken.

Wanneer we nu een factuur willen toevoegen aan een betalingsbestand (via het bankkaartje), zien we rechts onderaan extra informatie over de goedkeuring.

In het voorbeeld hierboven is er een factuur die onder goedkeuringsregel van Lotte valt. Ik kan dus aan Lotte vragen om deze goed te keuren. In het voorbeeld hieronder is een andere goedkeuringsregel gekozen, waardoor ik zelf meteen kan goedkeuren.

In de tab Betalingen is er nu ook een vierde tabblad zichtbaar: Goed te keuren betalingen. Dit is onderverdeeld in betalingen die uzelf kan goedkeuren, en betalingen die door andere medewerkers goedgekeurd moeten worden.

Wanneer er goedkeuringsaanvragen zijn voor uw gebruiker, zal u een sterretje zien op de knop betalingen:

De goed te keuren betalingen zullen dan zichtbaar zijn in de lijst:

Als een betaling goedgekeurd werd, zal deze verhuizen naar de Betaalmand. De rest van het proces verloopt dan zoals uitgelegd het hoofdstuk over de betalingen.